烟草企业互联网+商旅平台

分类：计算机网络论文发表 时间：2020-10-09 08:54 关注：(1)

　　党的十九大以来，烟草行业继续深入推进精益管理、降本增效体系建设，认真贯彻落实中央“八项规定”精神和厉行节约、反对浪费要求，规范业务行为，注重费用管控。中国烟草总公司先后多次开展了全行业的差旅自查自省，对差旅管理的规范性提出了更高的要求。文章从管理规范与效率提升并重的角度，以浙江中烟有限责任公司（以下简称浙江中烟）为例，对互联网、大数据背景下的企业差旅管理新模式进行了积极探索，希望可以为烟草行业构建统一的“互联网+”商旅平台提供全新的思路和借鉴。

　　【关键词】烟草行业；商旅平台；降本增效；透明合规

　　一、烟草行业差旅现状和问题

　　作为拥有50多万名职工的中国烟草，主要从事卷烟生产、经营与专卖管理等，行业不但组织架构复杂、业务范围广、业务类型多样，而且员工数量巨大、差旅需求旺盛。但一直以来行业的差旅业务缺少统一的管理，也没有搭建统一的商旅平台，差旅申请、预订、报销以及审核均采用传统方式：由员工选择自行或通过第三方票务公司订购火车票、机票，员工自行垫付资金，行程结束后凭各种票据报销差旅费。期间由财务人员对报销业务进行人工审核，主要核查业务的真实性、票据的合规性、数据的准确性等。这种方式下，差旅制度和标准不能精准贯彻到位、出差预订不够便捷、人工审核的误差率客观存在、工作效率偏低、报销周期较长等问题凸显。从浙江中烟的实际情况来看，具体存在以下问题：

　　（一）报销流程较长，垫资成本较大

　　据统计，单个员工差旅报销从行程结束至财务报销审核结束一般需要14天以上；常驻外业务员由于出差时间长，自行垫资金额高达数万元。由于整个报销过程需要通过手工填报、线下审核，财务人员无法事先规范和指导员工报销信息填写，容易造成因制度理解不同产生的信息沟通问题，从而影响流程效率；同时财务审核工作量大，审核效率和规范性难以兼顾。

　　（二）机票价格明显高于市场价

　　员工自行或者委托第三方票务公司购买的机票价格往往远高于互联网公共平台的价格。零散采购无法发挥企业集中采购的规模效应，预订过程无法痕迹化，员工缺乏比质比价的手段，无法在落实差旅标准、降低总体费用的同时，为员工提供更多有性价比的选择。

　　（三）审核住宿价格、合理性判定缺乏依据

　　财务人员审核时由于酒店价格和房型信息的不透明导致难以甄别酒店发票与实际入住酒店是否相符等问题。员工差旅过程不够透明，各级审核和管控受拘于复杂的现实状况往往流于纸面，对不合规的差旅行为难以一一发现。

　　（四）差旅缺乏全流程整体管控

　　企业对员工的差旅行为缺乏事前、事中的管控，往往采用事后检查的手段。而事后检查的方式虽然可以发现部分问题，但对既成事实的经济行为管控力度明显不够。面对事后发现的各种不规范问题，由于存在部分具有合理理由的例外事件，不能采用不予报销的“一刀切”进行简单处置，还要依靠财务审核人员的职业判断和专业水平来进行合理处置，难免发生审核权威受到质疑、被核事项无法落实等情况，甚至可能给企业带来不必要的经济损失和负面影响。因此，对出差事项实施全流程的管控对于规范员工的差旅行为、保障员工合法权益、控制企业报销风险显得尤为关键。

　　二、浙江中烟探索建设商旅平台的实践

　　浙江中烟是一家主营卷烟生产和销售的烟草工业企业，隶属于中国烟草总公司，下属两个卷烟厂。业务范围遍布全国32个省、直辖市、自治区的310多个地级市以及东南亚、中东、南美等海外市场，年营业收入超过800亿元。近年来随着公司业务不断外延，超过六成业务量发生在省外市场和境外市场，公司常驻外的业务团队也随之不断壮大，全年有超过四百员工长期驻外，超过一千员工有差旅需求，因此伴随而来的差旅出行问题和矛盾也越来越突出。

　　（一）探索建设商旅平台的过程

　　基于上述问题，浙江中烟积极探索基于互联网的商旅平台建设，通过整个差旅过程的数字化、自动化和智能化处理，在为员工提供高效便捷的差旅体验的同时，有效落实差旅制度和标准，提高差旅费用的控能力。平台建设关键节点如下：1.全面筹划未来差旅。对差旅系统的全面规划和设计关系到平台的管理力度和应用成效，必须要结合企业的实际情况，充分考虑未来业务发展需求，着眼当前、放眼未来。总体来说，对于未来的差旅管理，需要全面覆盖行前、行中和行后三个环节，分别包括差旅申请管理、差旅预订和执行管理、差旅报销管理、商旅结算管理以及差旅基础数据管理五个方面。具体如图1所示。2.实地调研业务需求。要建立一个全方位、高效率的差旅管理平台，既要满足企业规范管理的要求，又要给员工以满意的差旅报销体验，必须充分征求业务部门的意见，有效解决出差人员的合理诉求。平台建设实施部门需要深入业务一线，在市场营销、物资采购等出差人员较为集中的业务部门开展实地调研，了解业务人员特别是外勤团队在行程设计、交通安排、酒店预订、报销流程等方面的差旅需求，在此基础上，梳理商旅平台的预订、结算、报销等流程，并对商旅平台的规则配置进行深入探讨，初步搭建平台建设雏形。3.重新设计差旅流程。结合对差旅管理的全面筹划以及实地调研的结论，在正式开展平台建设之前，需要重新梳理并确定差旅申请、预订、行程变更、报销、财务审核、结算等流程，以保障系统运行的高效性、合规性，提高用户的体验感。此时，根据实地调研的结果，实施部门已经拥有了较为详细的基础资料、设计思路和蓝图。针对差旅管理的总体框架，形成具体流程：（1）行前：差旅申请管理。建立企业内部差旅管理平台，从差旅计划的申报、审批到行程的变更，实现差旅事前管理的线上审批。（2）行中：差旅预订和执行管理。差旅预订：员工可直接登录互联网商旅平台进行预订。商旅平台可按照企业差旅管理的具体要求设置预订控制规则和预订审批规则，例如：无法预订超过2个月的订单、预订机票锁定本次航班的最低价、预订酒店超标时超标部分需要自行支付等，在员工预订时校验是否符合管控要求，在预订提交后依据审批规则发送审批任务。执行管理：在互联网商旅平台进行机票退改签、酒店退房、离退员工预订处理等各类预订变更管理。同时互联网商旅平台提供各类预订、变更等信息的查询、导出功能，导出的清单格式能够导入ERP系统，支持财务人员按差旅预订进行勾对。（3）行后：财务报销管理和商旅结算管理。财务报销管理：员工填制差旅行程单，标注互联网商旅平台预订信息，并在资金支付系统中申请支付差旅费。财务人员审批并根据行程单在ERP差旅预订核销程序中核销本次行程预订信息。财务人员定期检查未核销订单，及时发现未报销行程并提醒员工及时报销。商旅结算管理：各个卷烟厂成本费用均独立结算，商旅平台预订的住宿发票、机票行程单等票据也分别邮寄给各个成本中心。商旅平台提供“30+30”天的账期，每个点的财务人员根据上月已出行的预订清单分别与商旅服务商进行结算。详见图2。4.合理完成系统配置。经过前序准备，系统建设已初具条件。根据之前调研形成的结果，预订流程、差旅规则、结算流程等均已经明确，通过选定的商旅平台开展基础数据收集、系统初始化、创建账户、配置规则等一系列工作，同时根据实际需要开发商旅预订核销程序及差旅费管理平台，实现与企业管理系统（ERP）的有效对接，确保差旅行程审批、差旅预订、报销、审核、销账等标准固化、程序到位、流程顺畅、形成闭环。5.有序推进平台应用。考虑到差旅管理涉及到业务面比较广，并且直接与员工切身感受相关，在平台上线应用前，需要进行应用培训及推广宣传。借助企业内网、内部刊物、办公平台等渠道进行全面深入的宣传，并组织各个层级、各个部门的线下培训，以进一步加深员工的认同感，提高员工的认知度。推行过程中采取分步走的方式，分部门分类型逐步推进，平稳过渡，减少变革阻力，同时有助于针对实施过程中暴露的问题及时调整、及时修正、及时完善，以实现制度、流程、数据和系统平台的平稳过渡。6.充分吸纳大客户协议。商旅平台涵盖机票、火车票、酒店、用车等预订功能，企业的差旅消费实现了集中管理、集中统计和集中反馈，企业的集团化优势得以充分体现。企业可以利用商旅平台服务商庞大的客户规模，与各大航司、酒店、网约车平台等供应商签订大客户协议并纳入商旅平台。通过协商，往往能够在原有折扣的基础上享受不同程度的折上折。在夯实规范基础、提高管理效率的同时，有效地控制企业的运营成本。

　　（二）平台初步成效

　　商旅平台不但能实现采购直接成本的降低，而且能通过减少粘贴票据的时间、降低填报错误率、提高采购价格透明度、压缩报销周期等从而大幅降低采购的间接成本，实现了“双降”，基本上达到了商旅平台建设的初衷。具体成效如下：1.提高员工体验感与满意度。从员工使用的总体情况来看，互联网商旅平台操作简便、价格透明单一；员工无需再提供机票行程单、登机牌，住宿发票、清单、刷卡小票等票据，也避免了票据遗失、开票信息有误、票据粘贴等麻烦，报销更加便利；员工无需垫资，节约了资金成本。原线下模式报销至少需要14个工作日，目前在商旅平台预订单笔订单不超过2分钟，订单确认后直接出票，无需付款，财务审核亦无需加记，报销减少到10个工作日内。2.有效降低差旅成本。互联网商旅平台可按照公司管控要求自动推荐低折扣机票，设置最低价、折扣、提前预订天数以及舱位等管控条件，降低机票折扣；可通过预设分城市差别化标准，只可预订满足差旅标准的酒店，从而降低差旅机票、住宿费用的总体规模。就浙江中烟而言，全年全员预订机票平均折扣保持在六折以下；通过商旅平台预订酒店比重超过三成，累计为员工垫付差旅资金超过千万元，总差旅费用与线下采购相比累计降低将近10%。3.规范差旅管理。通过互联网商旅平台预订，价格构成将比通过其他途径预订更加透明，并可自动根据公司差旅管控要求进行预订校验和审批，从源头上控制员工差旅超标问题，同时可以建立黑名单制度，将出现过问题的酒店加入黑名单。另外，对因业务需要造成的例外情形，制定相关事前授权审批的规则，痕迹化管理，便于事后定期对比与分析，提高业务部门的管理自觉性。4.为差旅精益管理提供数据支撑。传统模式下，员工的差旅数据只能依靠手工统计，工作量大，且存在滞后性。商旅平台可实时获取所有员工的差旅数据，为提升差旅费管理水平，进一步加强差旅支出的控制、分析和优化等提供了完整的数据支撑和依据。

　　三、结语

　　基于浙江中烟“互联网+”商旅平台探索的成功实践，为烟草行业全面开展商旅平台管理积累了丰富的经验，排除了零基本的障碍。笔者认为，除了企业规模和地域分布的差异，行业内的企业组织架构基本一致、业务类型较为统一、出差标准完全相同，具备了在行业内建立统一平台的基础和条件：一是技术可行性。商旅平台能支持极其复杂的企业体系，实现多层级法人组织架构的差旅预订，实现烟草行业几十万人规模的差旅预订和差旅报销业务集中化、在线化、系统化管理。商旅平台可以提供单点登录接口、人事接口、提前审批接口、订单取数接口、结算接口等接口，这些接口均支持集团下属各级单位现有系统与集团商旅平台进行对接。二是制度可行性。烟草行业下属企业统一接受中国烟草总公司的垂直管理，差旅标准统一执行中国烟草总公司标准。有利于集团商旅平台的规则的统一化配置和费用管控。三是效益可行性。中国烟草总公司旗下的各种类型酒店百余家遍布全国各地，从高档到中档。另外行业各级商业公司和工业公司有众多协议酒店，建立统一的商旅平台将自营酒店和协议酒店纳入集团商旅平台，不但可以降低整体住宿价格，还可以扩大自营酒店品牌影响力，减少行业内单位摩擦，实现资源共享。另外，烟草行业的整体规模可以吸纳更多优质低价资源，从价格、服务等层面多维度降低差旅成本。综上所述，笔者认为“互联网+”商旅平台作为差旅管理的一部分，不但能充分发挥烟草行业的规模效应和集中采购的价格优势，还可以从提高效率、落实规范、降低费用、提高员工满意度等方面，实现行业差旅费透明合规、降本增效、全流程管控的目标。

　　【主要参考文献】

　　［1］瞿永红.“互联网+”高校差旅平台建设探讨［J］.财政监督，2019，（22）.

　　［2］蔡明玖，杜晶，张丽，李耀宗.基于商旅平台的电网企业差旅费用管理［J］.财务与会计，2019，（11）.

　　［3］陈小鹏，陈小珍.基于商旅管理系统的差旅费用控制——以Z公司为例［J］.财务与会计，2011，（7）.

　　［4］杨玉稳.信息化环境下核算中心财务报销结算方式探讨［J］.商业会计，2017，（11）.

　　作者：盛磊 王爽