浅谈数字城建档案馆的建设-论文网

期刊目录网计算机信息管理论文发表2011-03-09 08:45关注(1)

浅谈数字城建档案馆的建设

咸阳市城市建设档案馆高党莉
摘要：随着数字技术和计算机及其外围设备的成熟和发展，信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、管理、利用各工作环节进行优化，已成为城建档案向综合开发利用为中心的现代化管理模式转化的必然趋势，本文就数字化城建档案工作开展的紧迫性、建设原则、建设目标及怎样建设进行了论述，并提出我们档案工作者应积极应对，不断提高认识，掌握先进信息技术，为城建档案工作服务，为城市建设服务。
关键词：数字城建档案馆数据库资源共享档案管理
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，整个社会信息流通的基础结构发生了根本性的变化，使我们飞速进入了数字时代。数字城市已走进我们的生活。城建档案馆作为城市建设档案的重要保管基地，它是数字城市的基础数据源，它将为数字城市提供真实可靠的依据性档案信息。与此同时信息技术的发展与广泛应用使城建档案数字化建设提上了日程，从而一个新的课题出现了——那就是城建档案数字化建设。数字城建档案馆建设迫在眉睫，它的建立和发展会给档案工作注入新的活力和生机。
一、数字化工作开展的紧迫性
随着数字技术和计算机及其外围设备的成熟和发展，信息技术的广泛应用和电子政务的快速推进，城建档案基础业务建设的重心向档案的信息化建设转移，现有的档案管理系统工作模式，以及现有的城建档案馆的日常办公模式都难以适应新的需求。因此采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、管理、利用各工作环节进行优化，已成为城建档案向综合开发利用为中心的现代化管理模式转化的必然趋势，我们迫切需要建设数字化的城建档案馆。
二、建设原则：
数字城建档案馆建设需遵循“先进实用、安全可靠、开放灵活”的原则，系统以开发利用城建档案信息，建设数字城建档案馆为目的，以城建档案管理标准规范为依托，以数据库为管理手段，以磁盘阵列为存储介质，利用计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术等现代科学新技术，实现馆藏纸质档案、声像档案、电子档案的信息数字化及海量存储，实现城建档案登记、监督、指导、验收等管理环节及接收、整理、检索、保管、利用、鉴定、统计等业务工作全过程的计算机管理，同时系统辅助以城建档案馆的日常工作流程和行政办公事务处理功能，支持互联网的应用和远程查询，有效提高城建档案馆的管理水平和数字化水平。
三、建设目标：
1、实现对城建档案信息的多功能开发，更加合理利用城建档案信息资源。
⑴完善各项功能；⑵增加信息量：开发声像档案等新类型档案的信息，通过业务信息与现有城建档案信息系统的衔接，进一步整合档案信息，优化信息源，实现城建档案信息更深层次的开发，针对城建档案实体、城建档案信息并行管理的新模式。为实现数字城建档案馆管理探索一条新路，发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。
2、简化工作程序，提高工作效率与质量。
（1）城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的，建立基于档案业务管理的办公自动化系统，充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、统计、打印等工作，实现网上办公。改变有些工作周转时间长，程序多，工作量大，耗费时间长，准确率低，工作烦琐的现象。
（2）业务办公、行政办公自动化的实现，使城建档案馆的信息化工作从点发展达到面，改变了原先在办公自动化应用方面的空白，并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计，从而获得最新的最准的工作信息，大大提高工作效率。使之能够适应城市建设、发展的基本需要。
（3）相关电子数据直接导入系统，保证了档案信息质量。
目前档案接收、著录环节中数据重复录入，造成的人力、物力浪费。通过建立电子档案接收数据格式，推广应用相关的城建档案整理著录软件，实现信息管理的提前介入，使档案、信息同时进馆。
3、实现档案信息的资源共享，为城市建设、规划、管理服务。
城建档案管理信息系统通过与城市规划部门电子档案系统的连接，将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程，这不仅实现电子文件、档案一体化管理。更重要的是实现历史数据与现实数据的互动交换、有效查询，它将一方面为规划、设计、管理人员，为城市规划、管理工作提供更方便、更快捷的服务，另一方面，也为档案馆丰富馆藏，更好为社会服务开启了一扇新的大门。
4、实现业务管理工作的程序化、规范化。
围绕数字城建档案馆，在有关标准和规范的基础上，研究、制定符合用户实际的一套相关规章制度和管理办法。通过数字化系统推广业务工作中的规范化标准，实现业务指导、接收、保管各环节的科学化管理，克服人为因素给工作带来的不确定性，保证进馆档案实体及其信息的质量。
四、数字城建档案馆的建设
1、标准规范的建设：
必须坚持“标准先行”的理念，标准规范是建设高质量的数字城建档案馆工程的重要基础之一。要结合建设内容，在充分调研的基础上，根据国际标准和行业规范，逐步推出相关的制度规范，主要包括数字城建档案的术语规范、资源标识、存储、交换、管理和使用规范、电子文件元数据格式规范、软硬件设施建设技术规范等。
2、基础平台的建设
数字城建档案馆系统具有海量存储等特征，需要稳定可靠、可扩展的运行系统，必须配置高性能的软、硬件基础设施给予保障。基础设施主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。
3、数字档案资源建设
⑴资源库建设。资源库是数字档案的基本特征的重要体现，也是数字城建档案馆建设的重点，工作量较大，资源库建设主要包括：存量档案目录数据的建设、存量档案数字化处理、增量电子文件的收集与整理等。
⑵多媒体档案数据库。多媒体档案是数字城建档案资源的重要组成部分，尽管数量少，但利用率高，也是最能体现数字城建档案馆特征的档案成份，包括：视频资料、缩微资料等。
⑶专题库。专题数据库是充分发挥数字城建档案馆潜能，提供数字城建档案资源提用的一种有效方式，因此专题库的建设在一定程度是体现了数字城建档案馆的建设效果。
4、应用系统建设
⑴资源采集。通过人工输入、数据集成、数字化加工以及其它各种方式进行数字城建档案资源的采集，形成数字城建档案资源综合库群。涵盖传统的档案信息资源，而且其资源采集应进一步扩大。
⑵资源管理。负责对采集的各种信息进行鉴定、元数据格式处理、有序整和、编目加工、数据维护、统计等。包括档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、目录管理、报表制作、信息统计及与各应用系统接口数据的管理。
（3）资源利用。数字城建档案资源的有效访问和检索利用
为用户提供利用服务是建设数字城建档案馆的根本目的，因此，应建立以用户为中心的网络信息服务模式及具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面、完善的借阅管理和调用控制功能。并通过网络技术将分散的、各种形式的档案资源连接起来，用户可以通过网络与数字城建档案馆建立联系，不受地理位置和时间的限制进行档案资源的利用。利用的范围包括：文档、图形图像、视频资源等。数字城建档案馆还可以记录用户利用的情况，对利用的结果进行分析统计。
五、几点体会：
1、提高认识，树立信息化的意识。
在全球信息公开程度越来越高的形势下。档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象逐步扩大，必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，增强信息化的紧迫感和责任感，要认识到在这个信息时代，只有充分发挥档案信息资源在现代化建设中的作用，将“死档案”变为活信息。档案部门才能有自己的地位，才能获得上级支持，加大资金投入。
2、解放思想，转变观念。
首先要树立以市场需求为导向的观念，围绕社会需求开展数字馆的建设，档案馆馆藏的档案资源浩瀚，不加选择地全部数字化是不必要的。其次树立服务观念，要以向社会提供高效能的服务为最终目的。对馆藏档案进行详细的调研、分析，特别是进行利用分析，采用较为普遍的通用的系统结构，根据各类档案的不同特点设置数据库结构。通过多层著录，深度标引大大加强档案资源的开发深度，本着“以人为本”的设计思路，在检索图径、检索层次、可浏览内容等各方面充分考虑利用者的需求。第三要树立以“档案信息”为主要管理对象的观念。转变以档案实体为主要管理对象的传统观念。数字城建档案馆的建设要围绕这一观念去进行。
3、注重前期准备，突出开发需求。
从长远维护考虑，采用“以我为主，联合开发原则”开发方式。因此开发的前期准备工作十分关键。分阶段进行准备，分别是：市场调研、考察阶段、需求发布、方案评审阶段、确定合作的开发公司及深化需求阶段。
4、档案信息质量是数字城建档案馆的根基。
信息质量关系到整个系统建设的成败，在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。严把档案信息质量关，建立档案数字化的全程控制，编写著录扫描培训教材，对每个上岗人员进行岗位培训。同时建立三级审验制度。
5、基础工作是数字化的前提，基础工作先行才能保证系统的建设。（1）进行标准化规范体系的建设。标准规范体系建设是实现数字馆的保证、基础、条件，系统建设，标准先行，只有按计划有步骤地作好信息标准化，才能建立坚实的数据管理基础。（2）馆藏档案进行标准化整理，为馆藏档案的数字化打下坚实的基础。（3）通过业务指导，规范新进馆的档案质量。
6、基础设施投入统筹规划、分步进行。
要考虑数字城建档案馆的建设是一个较长的过程，硬件设备购置不可能一步到位，因此要从实际需要和长远打算出发，制定一个长远的有发展潜力的配置计划，注意数字化设备配置的成套性，注意档案数字化设备硬件与软件的集成性，以及设备与馆需求的适应性。力求使其具有较强的支撑能力和扩展能力。
7、加强人力资源的开发与人才培养：完善职工继续教育、岗位培训、奖惩机制的建设，提高职工应用新技术、新设备的能力，增强业务培训。引进人才，保障数字城建档案馆的顺利建设。
参考文献：
[1] 段荣婷我国数字档案馆的研究与建设中国档案 2002;6
[2] 邱晓威数字档案馆及其建设模式中国档案2001;10