档案信息管理思维方式变革策略

分类：信息安全论文发表 时间：2020-05-28 09:01 关注：(1)

　　随着社会的不断进步和现代网络信息技术的快速发展，大数据技术时代已然来临，给我国传统档案管理模式带来了新的机遇，推动了档案管理模式的信息化转型与升级。本文基于大数据技术时代档案信息管理工作中涉及的新技术，围绕现阶段档案信息管理工作中面临的挑战，对如何有效应对档案信息管理在大数据技术时代的思维和方式等方面的变革展开探讨与分析。

　　【关键词】大数据时代;档案信息;管理思维;管理方式

　　随着网络信息技术的快速发展，当前时代已经进入了大数据技术时代，大数据、云计算等网络信息技术的应用已经逐渐渗透到了社会的各个领域，档案信息管理模式也因受到了新技术的影响而面临管理思维和方式的变革，推动传统档案信息管理工作的理念、目标和执行手段发生转变，对档案信息管理事业的现代化建设和长远发展具有重要意义。

　　一、大数据技术时代档案信息管理所涉及的新技术

　　(一)人工智能技术。人工智能技术作为计算机科学研究方向的一大重要分支，是新时代世界三大顶尖技术之一，其目的在于利用机器来代替人类完成智能工作，主要研究领域包括机器人、图像识别和语音识别等，“文本挖掘”这一重要人工智能技术在现代档案管理信息化建设中的应用，推动档案信息管理工作更加便捷智能。

　　(二)数据处理技术。数据处理技术作为现代档案管理中的重要环节之一，其在档案信息管理工作中的重要作用体现于通过应用计算机软件程序和设计特定的算法和模型，将传统的纸质档案信息电子化和数字化，将大量的档案信息转化为数字储存起来，既便于档案管理人员快速采集和加工档案数据，又有利于不同单位之间的档案信息资源实时共建与共享，帮助档案管理工作向系统化和自动化的方向不断升级和发展。

　　二、大数据技术时代档案信息管理面临的变革

　　(一)管理思维的变革。档案信息管理人员的管理思维对于档案资源的管理、开发和利用有着至关重要的决策作用。随着科学技术的进步与发展，现阶段社会正处于大数据技术时代，计算机技术和网络信息技术在档案信息管理工作中的应用越来越广泛，档案资源的整理、分类和归纳等业务工作也不再局限于文字馆藏，同时，档案资源的数字化、电子化和信息化也突破了传统档案管理的鉴定和整理思维范畴，使得传统的档案管理学逻辑思维受到了一定程度的冲击。

　　(二)管理方式的变革。大数据、云计算等互联网信息技术在档案管理工作中的逐渐应用，使得档案信息资源的主动利用变成了可能。档案管理工作人员可以利用人工智能技术快速准确地从海量繁杂的档案信息中提取到有价值的数据，同时加强了不同部门和社会群体间档案信息资源的联系，打破了传统档案信息管理模式中档案信息数据被孤立和简单化的桎梏，在大量的“死档案”中提取出更多可利用的“活信息”。

　　三、面对档案信息管理思维和方式变革的应对策略

　　(一)档案管理人员应与时俱进树立大数据观和大服务观。随着网络信息技术的快速发展与普及，档案信息管理工作人员面对大数据技术时代的来临，应与时俱进转变传统的管理理念，拓宽对于档案管理的概念理解，从大数据、云计算和人工智能技术等信息科学中学习和汲取新时代档案管理信息化建设的养分，完成从以保存和检索为主的被动的传统档案管理服务理念，到主动服务于客户需求的理念转变，利用大数据技术充分挖掘客户档案数据并寻找有利用价值的信息，真正做到实现档案信息的价值。(二)利用人工智能技术实现对档案信息资源的快速整理。随着人工智能技术的快速发展与应用普及，档案信息管理工作的智能化程度大幅提高，突破了传统档案信息管理工作中纸张和空间媒介载体的桎梏，通过结合现代计算机技术和网络信息技术，在数据网络中轻松实现对于档案信息资源的收集、分类、储存、检索和分析等一条龙业务完成档案管理流水工作，比如通过人工智能的“文本挖掘”功能实现在复杂繁多的档案资料中快速采集和获取需要的有价值的信息资源，大大减轻了档案管理人员的工作难度，同时也在一定程度上避免了人为产生的失误，使档案信息资源的整理更加快速和便捷，有效提高了档案管理的现代信息化建设水平。

　　(三)大数据技术时代加强档案信息数据资源的共建与共享。在大数据技术时代，通过大数据、云计算等先进的现代网络信息技术将海量繁杂的档案信息资源数字化储存，并从其中提取有利用需求和价值的数据，可以通过数据的网络传递来实现各部门间和各社会群体间档案信息资料的快速传递，并加强档案资源互通分享的横向联系，真正实现“让数据多跑路，群众少跑腿”。通过大数据技术实现档案信息资源的共建与共享，能够使档案信息管理工作更加公开透明，有助于各单位之间的互相监督。同时，还应加强档案信息数据传递过程中的网络安全保障工作，并保证档案管理所用相关设备的定期维护，以充分支持现代档案信息管理的信息化建设工作顺利进行，从而确保能够争取最大化实现档案信息管理的社会价值。

　　(四)利用数据挖掘技术以实现对档案信息的充分开发与利用。现阶段，我国档案信息管理工作已实现基本的网络化和自动化建设，大部分档案信息管理部门配备了专业计算机软件和硬件，能够通过建立对应的档案管理网络信息操作系统或平台来完成档案信息数据的整理和分析，并实现针对有价值信息的“点对点”数据挖掘，为档案管理业务工作的有效开展提供了大量具有重要参考意义的数据和信息资源，为我国档案信息管理工作中档案资源的优化整合以及提高档案管理服务质量等方面提供了十分关键的大数据技术支持。为了进一步优化提升档案管理中的数据挖掘技术，对档案数据进行更深层次的处理与分析，相关计算机技术专业部门需要协助档案管理部门设计和完善算法和模型，做好更具有导向性和针对性的特定数据的采集、分类、总结和分析，深度提升档案信息资源的实际利用率和管理工作效率。档案信息管理部门通过应用最新类型的数据挖掘技术，能够突破受传统管理模式限制的快速定向的档案信息数据的开发和利用，进从而一步提高现代档案管理工作服务的主动性。

　　四、结束语

　　大数据技术时代已然来临，大数据、云计算和人工智能等网络信息技术在档案信息管理工作中起到了越来越重要的作用，档案信息管理工作部门因受到新技术的影响而面临管理思维和方式的变革，档案管理人员应与时俱进树立大数据观和大服务观，通过人工智能技术实现对档案信息资源的快速整理，加强不同部门和社会群体之间的档案信息数据资源的共建与共享，利用数据处理技术对档案信息资源进行“数据挖掘”，以实现档案真正价值的充分开发与利用，对档案信息管理事业的现代化、信息化建设和长远发展具有重要意义。

　　【参考文献】

　　[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息化建设,2016(5):48-50.

　　[2]王宇雷.大数据技术在档案管理中的应用研究[J].散文百家,2018(12):21.

　　[3]姚芸.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].通讯世界,2018(7):307-308.

　　作者：魏亚盟 单位：陕西省粮油科学研究设计院