电子档案管理系统校企协同机制

分类：应用电子技术论文发表 时间：2021-04-02 10:04 关注：(1)

　　本文从电子档案系统建设的实际出发，对高校电子档案管理系统校企协同研发的模式进行探讨。首先分析了智慧城市背景下电子档案管理的工作特点，接着论证了校企协同研发模式的必要条件，最后给出促进校企协同研发有序进行的具体举措，建立高效、科学、和谐的合作体系，推进电子档案系统的精准建设。

　　【关键词】电子档案；系统建设；研发模式；校企协同

　　智慧时代电子档案管理系统建设，是一个以档案部门需求为导向而个性化定制开发的过程。电子档案管理系统的引入改变了传统以手工为主的档案工作方式，促进档案职业的现代化转型：从档案整理者，转向档案文化研究者、档案信息维护者。然而，基于目前档案职业的工作性质和部门人员配备现状，大多数高校档案部门不具备独立开发能力，由此产生了档案信息化公司与高校联合研发的现状。电子档案管理系统的开发过程管控意义重大，其直接决定电子档案管理的质量和水平，影响档案基础业务的执行效率以及与其他相关业务系统的兼容能力。但是，目前档案专家和学者在电子档案方面的研究方向大多为单轨制、电子档案存储、电子档案共享应用、电子档案管理系统的功能设计等方面，没有学者对电子档案管理系统研发过程的制度建设及校企协同机制等方面进行研究，鉴于校企协同程度的高低深刻影响着系统研发的质量，本文对高校电子档案管理系统校企协同研发模式进行探讨。

　　一、智慧城市背景下电子档案管理工作的特点

　　智慧城市建设源于2008年召开的国际关系理事会，日本、韩国、丹麦等国家相继启动智慧城市建设。中国智慧城市建设起步于2013年，2013年8月我国出台了《关于促进信息消费扩大内需的若干意见》（国发〔2013〕32号），正式把智慧城市建设列为重要发展战略，鼓励在有条件的城市开展智慧城市试点示范建设；2014年3月发布的《国家新型城镇化规划（2014-2020年）》中，又明确提出促进智慧城市建设，并制定了具体的目标及策略。近年来，随着信息技术的高度发展，智慧城市建设成果显著，在智慧城市建设如火如荼进行的大背景下，电子档案和电子档案管理系统也迈进快速发展时代。自2014年以来，国家档案局发布了17项与其有关的行业标准及1项国家标准，标准涉及电子文件元数据、归档格式、储存载体、系统建设、外包规范等方面。对智慧时代电子档案管理的工作特点认识准确，是电子档案系统研发的基础。从电子档案管理的过程视角分析，电子档案管理工作有两大明显有别于纸质档案管理工作的特点：价值认定主体前移和分布式档案管理模式。（一）价值认定主体前移。对于纸质档案，档案价值认定的主体是档案部门。由于档案部门工作人员对各门类档案的产生过程不熟悉，因此档案部门认定档案价值的工作方式机械而被动，容易出现认定偏差。且《档案法》里明确规定，事业单位的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。“保管、监督和指导”是档案部门和人员的工作职责。综合以上两方面，将档案价值认定主体与档案形成部门割裂开来，这样不仅违背了高校档案的产生规律，使档案的质量得不到保障，增大了档案部门的工作难度，导致管理成本不可控。与纸质档案不同，现行的文件对电子文件的归档和价值认定给予明确的规定。2017正式实施的《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）中指出：电子文件形成或办理部门负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档工作，档案部门负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件。《规范》明晰了档案部门和电子文件形成部门的职责分工，电子文件形成部门承担档案价值认定主体责任。（二）分布式档案管理模式。目前，实体档案在形成部门存放时，档案管理权在形成部门。当形成部门将档案移交到档案部门，连同档案的管理权、档案内容的解释权一并移交到档案馆，由档案馆进行集中式统一管理。这种管理模式利于档案部门对档案的统筹管理，保障档案部门的管理权。但这种管理模式在提供档案利用和档案资源开发时弊病凸显，因为档案部门不熟悉较专业的档案内容，比如基建档案。利用者在查询时，档案部门只提供利用而无法解释。而在档案工作中引入电子档案管理系统，系统开放部分权限给归档部门，归档部门可实现档案的线上上传、随时查看等权限，同时档案部门可分配归档部门部分档案的解释权。以此实现档案的分布式管理：由档案部门提供保管和利用，由归档部门线上解释和说明。智慧时代背景下，档案部门在深刻剖析档案形成及发展规律的基础上，纷纷研制符合本单位档案工作实际情况、更加高效合理的电子档案管理系统。并以电子档案管理系统开发为契机，进一步规范档案管理工作。鉴于高校档案部门人员来源宽泛，且学历层次、专业结构配备失调，目前高校电子档案系统的开发采用的多是校企联合的协同研发模式，协同研发能够充分发挥双方在人才、技术等方面的优势。但是，这种被广泛采用的研发模式存在弊端：1.高校层面看。没有全面评估高校在档案管理工作中面临的各不相同的实际情况，使得高校在档案系统研发及后续的数字档案馆建设方面过度依赖档案信息化公司，缺乏档案信息化可持续进行的内在动力。电子档案系统开发的经费由档案部门向高校提出申请，高校下拨，经费是否获批、金额多少由学校决定，缺乏灵活性，档案系统后续开发和维护资金无法得到保障，档案部门进行电子档案系统和数字档案馆建设的积极性不高。2.从公司层面看。档案信息化公司依托信息化的时代背景如雨后春笋大量出现，公司虽资质齐全但研发能力良莠不齐，系统研发的任务执行过程与系统的质量无法得到保障。且信息技术更新速度快，后期的系统功能升级和系统维护能否得到及时响应，成为档案部门所担忧的问题。3.从国家层面看。国家档案局对电子档案管理系统的协同研发模式没有颁布规范性文件或制定档案标准，缺乏国家制度约束，不利于智慧时代地方档案部门进行数字化工作转型。

　　二、校企协同研发电子档案管理系统的保障条件

　　（一）环境条件。实现协同研发电子档案管理系统的环境条件主要包括两个方面：一是国家、省、市档案部门制定有关档案系统协同研发的管理规范等文件和政策，为校企合作提供基础制度和政策保障。二是高校层面与企业合作共建的相关政策，校内立卷归档部门对于系统建设过程中涉及的标准制定或权限设置的配合意愿，以及高校档案部门提供的部分技术支撑和技术响应。（二）制度和人才条件。借力电子档案归档和电子档案系统建设，积极推进高校档案工作制度改革，改变以往档案价值认定主体与档案形成部门割裂开来的境况，采用具有档案生命力的形成部门认定档案价值的工作模式。企业与高校充分考虑当前档案工作的现状和需求，综合评估档案学科的发展趋势，由高校根据其档案工作特点和归档部门运行情况，个性化制定电子档案管理系统实施方案。创新档案人员的绩效评价体系和人员考核机制，以匹配信息化时代档案工作转型，对档案部门参与系统建设和系统管理人员采用与其他档案工作人员不同的考核方式，改变档案人员绩效考核一概而论的情况，以系统创新和系统运行考核相关人员的绩效水平，以期调动档案馆技术人员履行岗位职责的积极性，从而提高电子档案管理系统的建设质量。（三）资金和组织条件。电子档案系统建设是数字档案馆建设的一块“敲门砖”，其应秉承持续推进的原则，而资金是档案系统可持续建设的基础保障。高校行政部门应根据档案部门的需求依据，灵活审定预算。组织条件是指档案部门联合校内档案归档部门，共同制定线上归档相关规范，协调推进档案管理系统建设。

　　三、促进电子档案管理系统校企协同建设的举措

　　（一）制定档案管理系统协同研发管理规范。2017年，国家相关部门陆续发布了两项档案工作外包规范：《档案保管外包服务管理规范》（DA/T67-2017）和《档案服务外包工作规范》（DA/T638-2017）。两项行业标准对档案外包工作中相关主体间的关系、发包方工作规范、承包方档案服务管理体系建设要求、服务原则、安全监管等方面做出明确的说明和指引。《档案服务外包工作规范》详细罗列了档案服务的业务类型：档案寄存、档案数字化、档案整理、档案管理咨询服务、档案开发利用、档案销毁。然而，两类规范均未包括档案管理系统研发。这对目前多数档案部门正在进行的档案管理系统建设来讲，蕴藏风险。档案系统协同研发管理规范的制定，能为校企合作提供基础制度和政策保障，能够最大程度规避档案系统建设过程中出现的职责不清、功能不全等风险。由于电子档案管理系统具有多功能模块集成的属性，因此档案系统协同研发管理规范的制定相对复杂，与已发布的档案外包工作规范相比，需考虑更多方面的因素，重点在信息化公司服务管理体系建设和档案部门的工作规范，以期双方业务协同、响应及时，保障电子系统建设顺利推进。（二）健全档案管理系统协同建设绩效评价体系。绩效评价是指运用一定的评价方法、量化指标及评价标准，对部门为实现其职能所确定的绩效目标的实现程度进行评估。档案管理系统协同建设的绩效评价，是指通过制定相关评价方法和评价指标，对系统建设过程中校企双方的协同状况和系统建设情况进行监测。档案管理系统建设的绩效评价过程复杂，诸多因素相互作用，共同影响档案管理系统的应用效果。开展建设过程绩效评价体系构建的目标，是监控电子档案系统建设的全过程，最大程度提升系统的应用效果。因为绩效评价的过程，是对系统阶段建设和校企协同的情况进行检验评价。既包含系统建设进度、阶段系统功能建设，也包含校企协同机制是否适用、校企之间的技术响应情况、归档部门对系统的使用情况等，因此要加强多部门政策联动和信息反馈机制，增强档案部门在协同过程中的工作主动性。高校将档案信息化建设列入年度工作计划，提供资金和政策支撑。（三）提高档案部门人员的专业技术水平。本文中“专业技术水平”有两方面含义：一方面是指档案专业水平，档案专业理论知识和实践经验；另一方面是指信息技术，对信息技术的了解和一定程度的应用。知识复合型是信息时代人才的一个显著特征。具备信息技术专业素养已成为新时期档案工作的职业需要，只有具备信息技术专业素养的档案人员，才能充分把握智慧时代档案工作的特点，对电子档案管理系统的前期需求作出精确可靠的评估，最大限度开发档案系统功能，提升档案管理系统的实用性。同时，高水平的专业人员能更好地管理档案系统。高校在配备档案馆人员时，应对其专业性予以考虑；鼓励档案部门人员积极参加相关培训，使其能够把握档案工作发展方向，了解档案系统建设所涉及的新技术。调动档案部门技术人员建设和维护档案管理系统的积极性，加强档案工作的经验分享和学术交流，使得档案管理系统功能建设不断完善。

　　四、结语

　　智慧时代档案信息化建设是一项长期而艰巨的工程，需要档案部门系统规划、多方调研、严格论证，与信息化公司协同建设。我们在系统建设的过程中，要不断探索校企合作的协同机制，守正创新，开创档案管理工作的新局面。

　　【参考文献】

　　[1]仲杰,陈薇薇.如何提高工程设计企业电子档案利用率——以西南电力设计院有限公司利用情况为例[J].四川档案,2016(4):35-37.

　　[2]滕春娥.大数据环境下档案工作转型研究[J].北京档案,2015(2):17-19.

　　作者：李静