放管服下高校科研经费管理

分类：智能科学技术论文发表 时间：2022-03-22 09:27 关注：(1)

  　科研经费是高校重要的资金来源，在放管服改革背景下，高校科研经费管理面临着“放得下、接的住、管得好”的巨大挑战，文章通过梳理高校科研经费全过程管理中所存在的问题及原因分析，提出在高校科研经费全过程管理中有效推进放管服政策落地的措施。近年来党中央、国务院等聚焦完善科研管理、优化管理服务，增强科研人员获得感等方面出台了系列政策文件。科研经费管理“放管服”是以信任为前提的，改革最主要的目的是通过简化流程、放管结合、优化服务等形式给科研人员松绑，调动科研人员的积极性，使其将主要精力集中到科学研究的“主业”上来，不断提高科研创新能力。高校作为科研经费项目主要承担单位，如何深入贯彻落实“放管服”让科研人员享受到改革落地带来的红利，是当前迫切需要解决的问题。

　　1高校科研经费全过程管理流程

　　高校科研经费全过程管理主要包含项目立项、经费到款认领、经费使用、结题验收及结余经费使用四个环节。以H高校为例，科研经费全过程管理流程如下：

　　1.1项目立项环节

　　科研项目申请或立项时，按照相应项目管理要求，结合项目研究任务特点和实际需要，根据政策相符性、目标相关性和经济合理性原则，编制科研项目经费支出预算。项目立项后，科研人员及时进入学校科研管理系统进行项目填写，并上传立项文件、计划书（或合同书）等原件材料，科研处审核立项申请并编制经费号。

　　1.2经费到款认领环节

　　科研经费打入学校账户后，银行一般在三个工作日将银行回单打印送交学校，财务人员仅凭银行回单上的信息，不能准确判断是否是科研经费及经费归属，为避免麻烦，到款一律先挂往来款，通过预收账款进行核算。审核人员制单并通过复核后，财务系统往来款数据自动推送至高级财务管理平台，科研人员可以登录平台在“财务到款查询”模块输入来款单位、金额等信息进行查询。确认到款后，老师到科研处办理纸质科研经费到账单，然后到财务处开具票据，若需开具增值税票据的，还需携带填写完整的计税单。最后财务开票人员确认科研收入，并内部转交材料至预算管理人员在财务系统中立项、下拨经费、提取间接费或管理费等。部分科研经费到款前先预借票据的，预借票据挂应收账款，到款挂预收账款，也需要由老师主动认领办理入账手续。

　　1.3经费使用环节

　　H高校全面推行网上预约报账系统，无限量预约，分日常报销、差旅费报销、资产业务报销、暂借款业务和酬金业务。各类报销业务需要科研人员判断费用类型并整理好票据填入预约系统，其中纵向科研经费由预算模板进行控制，所有电子发票均需先认证，预约完成后打印预约单走线下审批程序，经费使用实行项目负责人制。审批完整、材料齐全的报销单一单一袋投入24小时自助投递机，凡投入投递机的预约单即进入物流系统，可在预约系统中查看预约单处理进度。财务人员取单、拆单后通过物流系统扫描分配至审核窗口制单，有问题的预约单由窗口直接联系老师，主要通过电话、钉钉线上退单流程。没问题的预约单直接按预约单付款方式打款，保证了预约单日清日结。为有效降低退单率，加强财务服务及报销政策宣传，除了报销咨询电话、财务联络员群等方式外，财务处还梳理了日常报销常见问题，编制《报销攻略》印制成册分发各部门和学院，并制作成微信推送，查阅方便快捷，同时推出财务线上自助问答，采用“24小时智能机器人自助+工作日人工服务”双咨询模式，创新财务服务渠道，打破财务报销咨询的时间限制，让师生及时了解报销流程和所需材料。项目执行过程中需要调整预算的，由项目负责人在线提出预算调整申请，经科研处审批后自动推送财务人员在财务系统中进行调整。

　　1.4结题验收及后续经费使用环节

　　涉及结题验收的，主要为纵向科研经费，分集中结题和非集中结题，财务处根据科研处提供的纵向科研待结题项目清单，在财务系统中设置项目为无效状态，科研人员无法再办理报销业务。需要办理经费审计或决算手续，在线上传项目决算表、决算说明和项目支出明细账等，财务人员对项目预算、支出、结余等信息审核无误后，科研人员凭审批单到财务处加盖公章。结题验收环节会涉及查阅原始凭证资料，目前已做到会计档案影像化，项目负责人通过在线财务档案查阅审批流程后，由财务人员点对点发送至申请人。有时因项目开支不符合制度规定、与项目无关、执行与预算脱节等原因需要调账或退款，需要下载填写调账申请，经科研处、财务处线下审核后办理。结题验收通过后，科研处将有关项目信息报送财务处，办理结项及结余资金结转手续，结余资金会新设项目代码，主要用于原项目科学研究直接费用开支。

　　2高校科研经费全过程管理存在的问题及原因

　　科研放管服改革的实质是要简政放权、放出活力；放管结合、管出公平；优化服务、服出效率。虽然高校推出了一系列“松绑+激励”措施，区别于其他专项经费管理，也在信息化的进程中不断努力，但目前高校科研经费全过程管理中仍然存在预算编制与执行脱节、科研经费使用不规范、科研人员抱怨报销繁、业务办理“跑断腿”科研人员失信等现象，存在这些问题主要有三方面原因：

　　2.1“放权”不适度

　　高校科研经费包含纵向科研经费和横向科研经费，各自又有民口、军口之分，纵向科研经费还有人文社科类，从拨款单位层面有同级财政拨款、非同级财政拨款、企事业单位拨款等。不同来源不同种类的科研经费，除横向科研经费一般按合同执行外，纵向科研经费均有各自经费管理制度，经费开支范围不尽相同，给科研人员造成困扰。纵向科研经费通常要编制明细预算，而科学研究具有很大的不确定性和未知性，科研人员对预算科目、会计科目及具体可报销内容没有清晰的认识，导致在编制预算时，往往按照个人理解、以往经验，导致预算执行与预算编制严重脱节，虽然在经费总额不变的情况下，预算调整的权限下放至科研承担单位，但频繁的预算调整不仅给科研人员带来不便，也使得预算更加随意。作为科研经费主要贡献的脑力成本，在经费管理及预算编制中未能得到充分体现。科研人员非财务出身，不能准确判别经费类型及熟悉相关规定，经费使用中重复性返工、退单以至于结题调账等情况时有发生。而且高校科研经费一直从严管理，简政放权的政策也没有统一规定或可参照的样板，都是在摸着石头过河，怎么放、放多少成为高校放管服改革落地的难点，很多高校担心“一放就乱”想放不敢放，于是就保守起见，先坐等观望。如“高校可根据教学、科研、管理工作实际需要，按照精简高效、厉行节约的原则，研究制定差旅费管理办法，合理确定教学科研人员乘坐交通工具等级和住宿费标准”那多少为合理，按标准上浮多少？按金额还是比例？再如“赋予高校利用科研项目资金对科研急需的设备和耗材采用特事特办、随到随办的采购机制，可不进行招投标程序”那什么叫急需？谁来判断是否急需？等等。都需要经过研判后制定具体可行的规定。

　　2.2“管理”不精准

　　“放”和“管”不冲突，它是一个问题的两个方面，高校要坚持“放管结合”，既要落实“放”的权力，也要承担“管”的责任，目前大部分高校科研经费管理尚未形成事前、事中、事后的有效监管体系。在项目立项环节，缺乏财务人员的参与，没有对科研经费管理相关文件进行详细解读，没有对预算编制进行指导，没有多方宣传增强科研人员的责任意识和自我约束力。在经费使用环节，没有内部风险防控机制，缺少有效监管手段，科研人员更关注怎么通过简单的方式把钱报销出来，存在侥幸心理和试错心理。H高校财务处有7个审核制单窗口，每天投递的预约单少则几百份，多则上千份，即使一个老师同时提交的多份预约单也可能分散在不同窗口，日常报销中主要对单个预约单审批签字是否齐全、材料是否完整、费用能否开支、政府采购是否应采尽采等要点进行审核，至于业务是否真实、是否人为拆分逃避监管、是否关联交易、是否挪用等，靠人工识别出问题的难度极大，也缺乏及时性，等财务人员感觉有问题的时候会发现已经报销了多笔资金，有时累计金额巨大。对于违规使用科研经费的成本也低，很多高校违规使用科研经费，经核实后退回违规金额，就直接返还至原科研项目让老师继续使用，没有其他的惩戒措施，也没有行之有效的科研人员信用管理制度。

　　2.3“服务”不到位

　　高校与科研经费相关的系统有科研信息系统、财务系统、采购系统等，各个系统间缺乏联通，信息孤岛现象严重，部门各自为政，协同管理效率低。有的高校科研经费管理平台还没有跟财务系统对接，做不到科研项目立项、到款、开票、使用、查询等的全过程在线管理，已经签订合同进入科研信息系统的，因平台没有财务预借票据和到款数据，款项认领还需要由科研人员主动发起，材料流转也需要人奔波办理，没有实现“让数据多跑路”。经费全过程管理中，科研人员诟病的主要是经费使用环节，“报销繁”是突出问题，一方面信息化程度不够，很多高校预约报销仅限于网上填写，仍然需要线下审批流转，效率低，而系统也不够友好，电子发票认证还需要输入发票号码、发票代码、金额、校验码等信息；另一方面是报销所附证明材料多、审批程序复杂，H高校差旅费报销要求附出差审批单、支付记录或现金支付情况说明书、会议通知、订单详情等，有时证明材料比票据多，差旅费违规使用套取经费的风险大，有时还需要科研人员单独写说明及领导加签。有的高校聘用了科研助理，但也仅限于科研经费大户或团队，绝大部分还是科研人员自己或学生经办业务，师生并非财务出身，而聘用的科研助理未发挥应用作用，仍以帮助科研人员跑腿为主，业务能力有待提高，科研及财务部门对科研助理业务培训还比较欠缺。高素质的科研管理人员是决定放管服改革落地的关键，有的高校科研管理人员对放管服政策吃透弄懂的力度还不够，对深入实际了解科研人员“痛点”、“难点”及“堵点”的主动还不够，对融管理于服务之中切实为科研人员创造良好科研环境的行动还不够。

　　3高校科研经费全过程管理中推进放管服改革的措施

　　放管服改革背景下，高校想管好用好科研经费，不断提高科研经费管理水平，充分激发科研人员创新创造活力，就要在科研经费全过程管理中把该放的权利放掉，把该管的事务管好，把该有的服务做到位。

　　3.1加强管理制度建设，为科研经费放管服提供依据

　　高校应在充分领会国家放管服政策精神、听取一线科研人员意见、尊重科研规律的基础上，坚持以问题为导向，不断完善科研经费管理规定，该放尽放，制定切实可行的放权政策，在制度上赋予科研经费使用自主权。如简化预算编制，下放预算调剂权限，进一步探索科研项目包干制，提高间接费用占比，加大对科研人员的绩效激励，补偿科研人员脑力成本，尊重其劳动成果。不断优化业务流程，简化报销手续，通过修订报销制度，明确开支范围、报销标准、审批权限等，制度上适度放宽科研经费管理，有效解决科研经费报销繁等问题。如在野外考察等科研活动中无法取得票据的，在确认真实性后可以报销；科研急需的设备，不走招投标程序；科研人员因公出国、科研接待费不纳入“三公”管理等。高校还要不断完善内部控制制度、信息公开制度、内审制度、诚信制度等建设，做到科研经费管理有章可循、照章办事，一方面在信任的前提下赋予科研人员自主权，强化主体地位，另一方面畅通监督渠道，提高科研经费违规成本，营造诚实守信的科研环境，避免一放就乱。

　　3.2加强信息化建设，为科研经费放管服提供便利

　　搭建科研经费全过程管理平台，在管理制度化、制度流程化的基础上，进一步推进流程信息化，有效解决信息孤岛现象，融科研项目申报立项、到款认领、经费管理、合同管理、政府采购、预约报销、网上审批、信息查询、结题验收、预警机制等为一体，业务部门之间互联互通、信息共享，实现科研人员单点登录、线上提交、实时查询等，让数据多跑路，缓解科研人员“跑断腿”的状况。同时通过科研经费全过程管理平台实时对科研经费立项、预算执行、经费使用、结余结转等进行监管，建立风险评估及预警机制，推进科研经费事前、事中、事后一体化管理，提高科研经费管理的效率和精准度。

　　3.3加强队伍建设，为科研经费放管服提供保障

　　成立科研经费管理领导小组，建立科研、财务、资产、审计等部门协同管理的监督制约机制，建立学校、学院、科研人员分级管理体系，明确科研经费全过程管理的职责分工和重点。打造一批政策熟悉、业财融合、素质过硬又有志于服务好科研人员的科研管理人员，为科研人员提供从预算编制、经费使用到结题验收等环节的专业化服务，推行“首问责任制”、“限时办结”和“一站式服务”等，在服务中规范管理，在管理中提升服务，为科研经费放管服保驾护航。聘任一批专业的科研财务助理或财务联络员，科研处、财务处、资产处等部门加强其业务培训，提高业务素质，帮助其做好科研人员的大管家，让科研人员从繁琐的事务中解脱出来，专心从事科学研究。

　　3.4科研经费全过程管理环节的放管服关键点

　　3.4.1项目立项环节。一方面，预算编制避免过严过细，尽量精简合并、按比例控制，加大绩效奖励的比例。另一方面，扭转“科研经费是自己的，学校不应管那么多”的错误观念，增强科研人员的法律意识和责任意识，通过制定负面清单、典型案例讲解等引导科研人员树立正确使用科研经费的观念。最后，科研处和财务部门需加强项目申报及预算编制的指导、审核，帮助科研人员合理编制预算。3.4.2经费到款认领环节。一方面，敦促科研项目资金尽快到位，与项目研究相匹配，避免前期资金不足、影响项目实施，或者不能专款专用、占用其他科研项目资金的情况。另一方面，通过全过程管理平台，加强项目信息与经费到款数据的互联互通，二者匹配后，主动推送信息告知科研人员线上办理到款认领及填写开票单位、税号、开票内容等信息，经科研部门审核后将到帐单、预算表等传递至财务处，由财务人员开具电子票据发送科研人员，同时进行账务处理下拨经费。项目负责人可实时查询办理进度，实现自动化、零跑腿。3.4.3经费使用环节。一方面，充分尊重科研规律，加强对科研人员的信任度，在确保业务真实的情况下，减少不必要的审批加签和提供作证材料，进一步简化流程。另一方面，设立科研信息公开专栏，实时公开科研项目及经费有关信息，并通过科研经费监管系统进行大数据分析，对项目执行进度、经费支出构成、风险领域等关键点，设置预警机制，分一般、中等、重大风险等级，出现预警信息，及时核查，做到早预防、早发现、早防控。建立科研人员信用评分体系，对失信、违规人员列入黑名单，严重的追究责任。最后，对科研财务助理、科研人员、财务联络员进行专业培训，编制报销手册，推行在线问答等多渠道多方式，加强财务政策制度的宣传；利用互联网信息技术，有效推进智能财务报销，实现发票验真、网上预约、线上审批、随时投递等功能，对于薪酬发放、内部转账、纯电子发票报销等业务实现零投递，提高财务报销效率。3.4.4结题验收及后续经费使用环节。一方面，加强结余经费管理，避免结题不结账，设定科研经费绩效评价指标体系，将评价结果与奖惩机制相挂钩，破除唯经费到款论，提高科研成果产出率和转化率，促进科研经费提高使用效益。另一方面，推行“材料一次报送”制度，科研经费全过程管理平台可采集结题相关数据并生成报告，能在线查阅经费入账、报销等会计档案。

　　4结语

　　放管服背景下，对高校科研经费管理提出了更高要求，既要“放得下、接的住”，还要“管得好”，就需要高校充分尊重科研规律的基础上，以制度建设为基础，以信息化为手段，以队伍建设为保障，构建从科研项目申请立项到结题的全过程管理模式，在全过程管理中深化、细化、落实放管服政策，真正为科研人员减负，激发科研人员的创新创造活力，助推高校科研事业健康蓬勃发展。

　　注释：

　　[1]国务院.国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知[Z].国发〔2018〕25号．

　　[2]董国飞.浅议”放管服”背景下科研经费的全过程管理[J].教育财会研究,2019,(1):48-52.

　　[3]姚俊生,袁仁淼.“放管服”背景下高校科研经费管理流程优化研究[J].会计之友,2019(8)：139-146.

　　[4]杨文静,谢春红.高校科研经费全过程管理流程构建——以北京市属A大学为例[J].经营与管理,2020(5):93-96.

　　作者:孙秀丽