企业财会电算化问题分析论文

分类：财会论文发表 时间：2011-11-28 16:10 关注：(1)

聂德亮



摘要：随着我国市场经济的深入，企业信息化步伐逐渐加快，财会电算化应用的迫切性已提到了每一个企业管理者面前。财会电算化是财会工作发展的客观必然，开展财会电算化工作，是促进财会基础工作规范化、提高经济效益的重要手段和有效措施。本文财会论文主要对财会电算化应注意的问题进行了具体分析。

关键词：财会电算化；问题；分析

一、财会电算化的基本问题

1、初始化问题

初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核算工作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换财会电算化软件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，使财会软件能适应本单位的核算、管理需要。

2、沟通、协商问题

在项目的具体实施之前，单位的财会主管人员应该与软件公司的实施人员做好交流沟通工作，对软件的具体功能和单位的具体管理核算目标进行讨论，将二者之间协调起来，以避免在具体的实施工作中产生不必要的误会。

3、电脑处理财会信息快速、准确的问题

《企业财会准则》和各行业财会制度确定了很多核算程序、方法，单位应结合自身特点进行选择应用。在财会实务中，初始化的方法选用问题，往往由软件公司辅助完成，将本单位的现行财会核算模式照搬到电算化中去，这样就无法充分发挥电脑处理信息快、准的优点。因此，应当从财会历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。

二、财会电算化的科目设置问题

一般在建立账套的同时，电算化软件会根据个人所选择的单位性质，按照财会规则默认安装一套财会科目。这些财会科目大都是总账科目，一般会满足单位的需要，不用再自行手工建立，但是各单位的财会核算的区别较大，明细科目还需要自己根据本单位财会核算的需要分别建立。在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用财会科目外，还要为每一个财会科目加入一个编码，另外还需要注意科目的性质、余额的方向，需要辅助核算的科目还要进行辅助核算方面的设置。在设定财会科目编码时需要重点注意以下问题：

1、系统性

　　财政部已制定的各行业财会制度中都系统地给出了总账科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的财会制度中的有关规定,设立明细科目编码除财会制度有规定的以外,可按上级主管部门和本单位的管理要求设定,以保证科目代码的系统性和统一性。

　　2、一义性

　　要保证每一个代码对应于一个财会科目,既不允许出现重复的科目编码又不允许出现同名的财会科目,但如果同名的明细科目分属不同的上级科目,则可以被系统接受而不认为是同名的财会科目。

　 3、简洁性

　　在满足管理要求和适合计算机处理的的前提下,力求代码简单明了、位数越短越好,既便于记忆又能提高输入凭证的速度。

　　4、可扩展性

　　财会科目体系一经设定,其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现,而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。总账科目编码长度由所选财会制度来决定通常为3～4位,而确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的,以二级明细科目为例,总账科目为其上级科目,银行存款、应收账款、销售收入、管理费用等总账科目都有二级明细科目,银行存款通常以开户银行及账号为明细科目,少则二三个,多则二三十个,销售收入、管理费用等科目下设的二级明细科目一般都不会超过九十九个,两位长的代码应能满足以后添加同级科目的需求,而应收账款等往来科目通常以客户或单位为来设置明细科目,明细科目的数量不同单位差异很大,少则几十个,多则成百上千,两位码长难以满足要求,要增至三位甚至更长,由于同级科目必须使用等长的科目编码,其他总账科目下的二级科目也要使用三位或更长的科目编码。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时,其他科目的凭证输入速度势必会受到影响,与简洁性相矛盾。为了解决这一矛盾,可将明细科目先分类,按分类设置二级科目,然后再设置下级明细科目,如应收账款总账科目下先按客户所属地区分类,设置二级明细科目,然后再按客户名设置三级明细科目。更理想的解决方案是应用往来客户辅助核算,目前的商品化财会软件通常都提供了这一功能。因辅助核算中的项目代码与财会科目的代码完全独立,自成体系,项目代码只与其关联财会科目如前述应收账款等往来科目相关,不影响其他科目的代码设定,与科目代码的位数无关,非常便于扩充。如选用了辅助核算功能,在科目代码设置之后,还要设置辅助项目代码及名称。如果单位的财会业务,特别是货币资金涉及外币,在建立科目体系时还要将外币考虑进去。财会软件中提供了外币核算的功能,在系统初始化时必须将外币资料输入系统,这些资料包括:外币代码、外币名称、与本位币的汇率等。

三、财会电算化中的初始数据录入问题

完成科目设置的工作后，即可将各科目余额输入系统，根据系统启用的月份不同，原始数据的录入也有区别。账务系统在1月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是1月份的期初余额。如果账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和1月到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为财会报表所准备的数据。但是仅仅是录入各月份的发生额，再查询以前月份的账户的明细时，还是不能得到结果，为了解决这个问题可以采用两种方法：如果单位的业务量小，凭证的数量较少，可以采取手工录入追加凭证的方法；适用于更换财务软件的单位，与软件公司的人员协商，使用特定的软件，将过去使用的软件的数据转出来，再导入到新的软件系统中，这样做可能会存在一定的风险，丢失某些数据。初始余额发生额数据录入完成以后，软件会自动地核对总账与明细账之间、借贷双方之间、总账与辅助核算之间的平衡关系，但是对这个步骤不要掉以轻心，急于进行日常的工作，应该将录入的数据与手工账之间进行仔细核对，确认二者之间无误后再进行日常的操作。

四、财会电算化中的报表初始化问题

报表通常由标题、表头、表体、表尾四部分组成，其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据，一类是固定的表项目，另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式，从账薄、其他报表中取来，随账薄中的数据变化而变化。但是取数公式的格式在不同的财会软件产品中各不相同，必须参考财会软件所属的用户操作手册。在定义报表的过程中，需要用到很多函数，财务人员一般不容易掌握。因此在初始化的过程中，这一项工作一般由软件公司的项目实施人员与单位的财务人员来共同完成。定义完报表以后还应该注意报表的校验公式的定义，校验报表内部、报表之间的勾稽关系，避免出现一些低级的错误。需集团公司内的各分公司向总公司提供的电子报表应严格符合集团公司所要求的格式，这样集团公司才能够进行合并、汇总工作。因此，为了做到严格的统一，像这一类的报表，集团公司应该首先定义出标准的报表，然后向分公司下发，分公司通过接收报表的方式，将标准化的报表接收到自己单位的账套中，而不应该由分公司自己定义这一类报表。现金流量表与一般报表相比较，制作相对困难一些。一般有两种方式：第一种是在制作凭证的同时将涉及现金流的分录，归纳到不同的现金流项目中去；另一种方法是事后调整，制作凭证的时候不进行归类，等到财会期末，再由专门的制表人统一进行调整制作。

五、论文结论

当前，很多企业已经实行了财会电算化，经过工作实践，使得企业在财会核算效率等方面有了很大的提高，并在运行财会电算化的基础上，逐步向财会管理电算化和财会决策电算化发展。21世纪的财会是一个以信息技术为中心的崭新财会，我们应该抓住这一良机来促进传统财会的革新，推动我国财会电算化管理工作的现代化、规范化和科学化。