企业宣传资料档案管理设想

分类：工商企业管理论文发表 时间：2021-01-11 11:43 关注：(1)

　　在中国特色社会主义新时代，必须创新改革企业宣传资料档案管理方式方法，适应融媒体企业宣传资料管理的新需求。

　　【关键词】新时代；专兼职管理人员；网络档案管理

　　一、建立新型的企业宣传资料档案管理是不断适应产业发展的需求

　　档案管理是一项纷繁复杂的工作。首先，各部门要上报本部门拟存档管理的各类纸质、音视频、图片等材料。其次，档案管理人员要对上报和收集来的材料进行查阅甄选，存档鉴定、科学分类、编制目录、组成卷宗及数字化转换等诸多工作流程才能完成，特别是传统照片档案的整理需要进行加洗、编写照片文字说明、打印、粘贴成卷等工作。以往档案整理工作费时费力，必须靠档案管理人员手工进行整理。为适应新时代档案管理工作引进现代化的档案管理系统势在必行，必须构建计算机管理与手工管理相结合、电子文档与纸质档案并重的双重管理模式。档案资料的再利用价值不言自明，档案管理由之前的单纯的保存走向指导应用工作实际，焕发了档案的价值更好地为管理服务。档案成年累月历史遗存下来的大多是以纸质为载体，不可能将纸质档案全部转化成电子档案进行计算机管理，全面摒弃手工管理。但可根据现今工作实际需要，分清主次，一是将重要的、利用率高的优先转化为电子档案；二是将需要难以保存和永久保存的档案转化为电子档案；三是有计划地逐步将其他档案转化为电子档案。企业宣传资料档案管理随着电子档案数量的积累增加，档案利用将会得到不断的提高。为适应新时代档案管理工作，档案管理的方式也要进行改革和创新。变革档案收集、存档和管理方法，转变以往年终收集资料，次年进行整理归档需时冗长的档案管理方式。利用现代化档案管理系统，实现随时上报收集档案资料、及时归类整理存档、查询利用。适应当今对社会信息需求量大、涉及的内容广泛、时效性强的新情况，提高档案利用的时效性。

　　二、企业融合发展，产业实现跨地区经营，催生网络化档案管理工作的新发展

　　企业联合体的发展已形成多元化和跨地区经营活动多部门融合，档案管理工作由集中统一大而全的管理方式，向多级化、系统化、网络化空间管理方式发展。企业联合体集团化运作，同一城市不同地点办公、异地分部办公等，实体档案不可能完全纳入集中统一管理，为了便于档案管理和利用，需要实体档案实行分散与集中管理相结合，分层级进行管理。

　　三、发挥兼职档案管理人员作用，及时高效完整收集档案资料

　　档案管理工作涉及到企业各部门和分支机构的方方面面，档案管理工作始于收集。档案资料的收集是档案管理与利用的前提，档案资料收集的是否全面完整对档案的质量起到至关重要的作用，直接关系到企业各部门业务工作的开展。为了档案管理工作的顺利开展，必须及时、系统、完整地收集档案资料，才能为企业开展各项管理、宣传、经营等工作提供及时、系统、完整的原始档案信息资料。档案管理人员及时、系统、完整的收集档案资料，真实有效地保全企业宣传资料的历史原貌是做好档案管理工作的重中之重和职责所在。但是，每个企业仅靠专职档案员收集、整理档案资料是不可能胜任繁多的工作任务的。根据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定各企业及业务部门应当设置兼职档案管理人员，对本企业或部门需要按档案资料管理的各类资料及时、系统、全面收集，按档案管理要求进行立卷、编制条目，及时上交企业档案室或档案管理人员存档管理。兼职档案管理人员对本部门的工作情况掌握的全面，对需建档的档案资料的来源、形成的方式、内容、特点和重要性都比较了解，有利于对档案资料收集、整理、分类及成卷，这些优越性是档案管理人员无法超越的。设立兼职档案管理人员有利于各企业和业务部门增强档案管理工作理念，及时归档档案资料，防止档案资料的遗漏。

　　四、畅通档案管理网络资料收集渠道，全面提升档案管理水平

　　近年来企业联合体集团化运作，经营范围日益扩大，业务部门和分支机构越来越多，人员流动性大、办公场所较分散，需要归入档案管理的资料更加多样化和复杂。档案资料收集和管理增添了更多的难度。专兼职档案管理人员因日常业务工作较多，很容易遗漏需要收集的档案资料，给档案的安全管理和信息保密带来隐患，造成难以弥补的损失。为畅通档案管理、收集、鉴别、分类、编撰目录等工作，形成及时高效的档案管理体系，适应新时代档案管理工作需要，建立档案网络管理系统势在必行。专兼职档案管理人员可以随时依托档案管理系统规范化收集、鉴别、分类、编撰目录。专职档案管理人员可以通过网络对兼职档案管理人员上报的档案资料进行审核把关，形成电子化档案，提高档案质量。兼职档案管理人员按专职档案管理人员审核意见进行修改和完善，并将形成的纸质资料、图片、音视频载体等实体档案材料定期移交档案室，加快档案资料的利用率。档案管理人员也可以依托档案管理系统对掌握的档案信息督促兼职档案管理人员按时上报需要归档的档案资料。专兼职档案管理人员依托档案管理系统直接联系，随时都可以收集、整理和移交档案资料，上下形成合力、广开渠道及时高效完成档案管理工作。利用现代化通讯技术，建立网络档案管理体系，采取专职档案人员和兼职档案管理人员相结合办法，形成层级式网络化档案管理组织构架，借助先进的计算机设备和现代化档案管理理念，必将能够全面提高纸质媒体档案管理的综合性能，更好地为企业发展提供及时高效的服务。

　　参考文献：

　　[1]张倩.企业档案对企业文化的作用研究[J].办公室研究，2001（01）.

　　[2]郭华庚，汤才友.发挥企业档案作用服务企业文化建设[J].兰台世界，2012（01）.

　　[3]曾文英.论企业档案资源的有效开发[J].城建档案，2016（05）.

　　作者：王之亮