对地勘单位国外施工物资采购管理工作的思考

分类：经济学论文发表 时间：2011-04-12 08:56 关注：(1)

对地勘单位国外施工物资采购管理工作的思考

宋金山
摘要：本文分析了地勘单位国外施工项目在物资采购管理工作中存在的诸如上报物资采购计划不周全、没有执行“阳光”采购、没有建立供货方储备库、人员配置不到位等主要问题。还指出了其根源是领导对物资采购队伍建设重视的程度不够、采购程序的管理制度不健全不完善、缺乏问责机制和奖惩制度等。最后对做好物资采购管理工作提出几点建议：建立物资的采购程序和管理制度、建立供货方储备库、坚持“阳光”采购、足额配置好政治素质和专业水平俱佳的采购和仓库管理人员、建立责任追究机制和奖惩制度，以期达到保障生产需要和降低采购成本的目的。
关键词：国外施工 物资采购 建议

引言
随着我国国际地位的提高，援外工程建设项目不断增多，地勘单位的先行者抓住了机遇，走出了国门，打进了国外市场，为企业发展开辟了一条新路。
目前，地勘单位进入的国外市场，主要是一些比较落后的非洲国家。施工中需用的大量物资所在国严重缺乏，即使有，价格也非常昂贵，因此需要在国内采购。现在国内市场物资供给比较充足，在产品的质量、价格方面有较大的选择空间。名称、规格相同的产品，不同厂家生产的质量不同；质量相同的产品，不同的供货渠道、不同商家销售的价格也不同，有的差别很大；市场上依然存在着以次充好，虚要高价的现象。再就是，国内采购的物资到达国外所需要的运输时间长，成本高。这些情况反映出采购管理工作的重要性，客观上要求地勘单位认真做好物资采购的管理工作，以期达到采购物资的质量要好，能满足生产需要，价格要相对的低，以降低采购成本。
1 物资采购管理方面存在的问题
目前，某些地勘单位特别是在进入国外市场施工的初期阶段，在物资采购的管理工作方面存在一些问题，主要有：
1.1 上报物资采购计划不周全，报批制度不健全，或执行制度不严格，由此造成所需物资的短缺或积压浪费。出了问题，物资使用部门和采购部门互相扯皮、埋怨，影响工作进度，影响团结。
1.2 没有执行“阳光”采购。物资采购过程没有实行公开招标，缺乏市场调研，忽略产品询价，心中无数，盲目采购。这样做所造成的后果，一是质量不能保证，二是增加采购成本，三是使个别私心严重的人有机可乘，中饱私囊。
1.3 没有建立供货方储备库。没有供货方储备库会给采购工作造成忙乱、被动、工作效率低，特别是一些急需专用物资的采购。
1.4 人员配置不到位。包括采购人员和仓库管理人员，一是配备的人员缺乏必要的专业知识和工作经验；二是配备人员的额度不足。由于工作任务重，人员少，工作压力大，容易造成工作中的失误，影响到生产保障工作的正常运行。
2 问题存在的原因
上述国外施工项目在物资采购管理工作中存在的主要问题，分析其形成的原因，主要有：
2.1单位领导对物资采购队伍建设重视程度不够。表现在对采购人员和仓库保管人员的配置不足，或配置的人员专业知识及能力不够，缺乏必要的思想教育、专业培训和业务指导。
2.2 采购管理制度不健全、不完善。现代企业管理主要靠制度管理，制度不健全、不完善，就会造成工作脱节，责任不明。
2.3缺乏问责机制和奖惩制度。对物资采购和库存保管过程中由于不执行制度、缺乏责任心，工作中出现错误或者失误给单位造成严重经济损失的，受不到责任追究；对于工作责任心强，优质低价完成采购任务的，对于仓库保管井然有序、修旧利废价值再用的，也没有奖励政策。奖惩不明，不利于提高人们的工作责任心和积极性。
3 做好物资采购管理工作的建议
鉴于上述存在的问题及原因，对如何做好物资采购的管理工作，保障施工生产的正常运行和降低物资的采购成本，笔者提出以下建议，与大家商榷。
3.1 建立物资的采购程序和管理制度。这里说的采购程序，包括物资使用部门提出采购申请，采购部门实施采购，使用部门验收入库三个主要环节。单位要建立完善物资采购程序的各项管理制度。这些制度包括：采购计划申请制度、采购计划审批制度、采购管理制度、验收入库、签字报销制度等，做到整个采购程序的各个环节有章可循。采购的基本程序是，物资使用单位要依据一个施工生产周期或月、季生产计划所需要的物资提出采购申请，填报采购计划表，表中写明采购物资的名称、规格、数量以及其他要求，计划表经部门领导批准后，上报国内采购部门审查。采购部门通过审查，对大额、批量物资采取招标形式采购，对小额、小批量采购，通过市场询价，货比三家，择优选购。采购部门在确定了供货单位、价格后填制采购物资审批表，表后附采购合同和物资采购明细表，由经办人、采购部门领导签字后，提交主管领导审查。领导签字后，实施采购。采购人员要对质量要求认真把关，所购物资要按品名、规格逐一清点，清点无误后在凭证上签字。报销的购货凭证要有经手人、验收人、部门领导、主管领导审查签字。手续齐全，进入报账程序。物资运达使用部门，仓库保管员按物资清单清点入库，开具入库验收单。仓库保管员要建立库存物资明细分类帐，按品名、规格分类记账，做好日常物资的入库、出库工作，并妥善保管好库存物资。仓库保管员对库存物资要做到心中有数，为保证生产需要，为计划采购提供依据。对零星的物资采购，使用部门可在当地自行采购，需要国内采购的，可简化采购申报手续。
3.2 建立供货方储备库。采购部门要根据施工所需要的物资，通过各种渠道建立供货方储备库。例如，通过物资交流会、搜集供货方人员名片，通过网络查找等方式找到货源单位。按行业、品名分类排序。并通过产品调查、市场询价，了解掌握产品的质量和市场价格。通过比较供货方的资质、信誉度，产品质量、价格，售后服务等条件，选择几家单位列入供货方储备库。采购部门要根据市场供需变化跟踪价格升降趋势，对采购批量大的或定做的物资，要派员到厂家实地考察，以确保产品质量符合生产要求。做好供货方储备库工作，对提高采购产品的质量，降低采购成本，提高工作效率是至关重要的。
3.3 实行“阳光”采购。采购部门要实行“阳光”采购，不搞“暗箱”操作，坚持公开、公平、公正的原则。大额采购，大批量采购要实行公开招标。采购方统一产品标准，统一质量等要求，通知三家以上有资质的供货单位，进行公开招标。要求供货方在规定的时间内将密封的投标书上交采购部门。开标时，要求经办人、部门负责人、监察部门人员在场，通过对标书的比较，确定供货单位。尔后，供需双方进一步沟通，明确各方权责，继而签订供销合同，双方遵照执行。采购小额、小批量物资，也要货比三家，价问三家，通过比较，择优选购。监察部门要适时进行监督检查，检查采购过程是否按程序办理，并派员参加招标工作。采购部门、监察部门要适时征求物资使用部门的意见，以便提高采购物资的质量。
3.4 配置好采购和仓库管理人员。配置好人员有三点含义：一是把人员足额配齐。单位要根据工作需要，设置采购员、仓库保管员岗位，根据业务量多少配备人员。人员要足额配齐，避免岗位设置不全或人员配置不足、不当，造成采购质量降低，仓库管理紊乱的情况。二是配备有专业知识的人员。这里的专业知识指的是具备一定的物资、采购知识及对物资的管理知识。这样的人员包括学有专长的大中专毕业生，也包括在生产实践中对物资认知程度较高的具有一定管理经验的人员。对上岗的新人，要进行岗位培训，老同志要做好传帮带工作。在岗人员要自觉加强专业知识的学习，不断提高业务水平，增强责任意识，做好施工生产的后勤保障工作。三是一定要重视所配人员的政治思想建设工作。单位要开展多种形式的政治思想和道德品质教育，不断提高员工素质。对爱岗敬业责任心强的人要重用，对私心严重、不择手段的人坚决不用。
3.5 建立责任追究机制和奖惩制度。单位建立责任追究机制和奖惩制度是很有必要的，要使参与采购程序各个环节上的工作人员感受到肩上的责任和分量，对他们来说这既是一种工作上的压力，同时也是工作上的动力。有了这种机制和制度可以促使人们更加认真的学习专业知识，按管理制度的要求工作，不敢玩忽职守，尽职尽责做好本职工作。对发生了的问题一定要严肃处理，不然的话，所定的制度就会流于形式，形成摆设。
地勘单位做好国外施工物资采购的管理工作是十分必要的，各级领导务必高度重视，此项工作不是可抓，可不抓的，而是一项必须要抓好的工作。