纸质档案和电子档案融合管理

分类：金融论文发表 时间：2020-06-24 11:31 关注：(1)

　　纸制档案与电子档案并存是事业单位档案管理的客观现实，在推动档案管理电子化、信息化和标准化的理念下，应当优化纸质档案与电子档案的管理思路，明确两者的不同侧重点，进一步形成相互印证的档案体系，并且实现原始数据信息的充分挖掘，达到提高档案管理质量目标。

　　【关键词】事业单位;电子档案;纸质档案

　　本文主要分析事业单位做好纸档案与电子档案管理工作的内容，明确现实条件下具体的管理方式与管理体系，形成标准化的档案管理工作机制，从而有效的解决事业单位档案管理的现实问题。

　　一、纸制档案管理与电子档案管理特点

　　(一)纸质档案的概念及优劣势。纸质档案是以传统的纸张作为主要档案信息存储载体的方式，纸制档案主要由图纸、电报、相册、书稿、证书、图表等组成。我国事业单位以往主要历史档案均由纸制材料制作和组成。纸制档案具有稳定性、完整性、安全性和风险小的特征。纸制档案有明确的规则和制度标准，需要加盖公章和印章，要求纸制档案有法律效力。但是，纸制档案管理也有一定的局限性，纸制档案查阅速度慢，需要占用一定的空间，在借阅时容易损坏，而且保存的时间相对较短。

　　(二)电子档案的概念及其优劣势。电子档案是借助信息技术进行管理的存储方式，电子档案可以通过计算机有效识别，其主要内容具有形式多样的特征。电子档案的存储空间巨大，可以实现对文字、视频、图表和各种信息的多元化存储。电子档案具有共享性、实时性、互动性和快捷性的特征。可以在智能化的设备下自动实现档案的存取。

　　二、纸质档案与电子档案融合的意义

　　(一)全面记录工作信息。事业单位加强纸档案与电子档案管理的同步化，可以提高历史信息的记录水平，进一步提升数据信息的保存、查询、检索质量，有助于对各种数据信息进行深入存储，达到提高档案管理工作质量的目标。全面提高事业单位的管理水平，进一步促进事业单位工作的高速发展，解决事业单位建设过程中的历史问题。

　　(二)提高档案业务水平。事业单位加强各种档案信息的记录与管理工作，有助于建立良好的历史数据信息的记录与查询工作机制，电子信息技术可以实现档案的快捷查询，达到方便存储，优化管理，提高效率的目标。事业单位档案管理必将实现信息快捷查询、方便存储与智能重审状态。事业单位纸制与电子档案管理应当发挥各自的优势，弥补彼此的不足，进一步形成合理使用的档案管理工作机制，形成互动合作的管理体系，从而提高档案管理工作效率。纸质档案与电子档案的互通，可以形成相互印证的机制，明确各自的管理特色，从而实现档案资源的高度整合与充分融合。应当在明确侧重点的基础上提高档案的管理效率，进一步优化建设现代化的档案管理工作模式。

　　三、纸质档案与电子档案融合的路径

　　(一)树立档案融合思想。应当明确档案管理工作的重要性，进一步树立档案融合思想，在纸制档案无法被替代的现实条件下，转化提高档案资源的利用效率。进行档案数据信息的充分转化，推动纸制档案资源不断创新发展。重点保证档案资源的和谐共存，建立通力合作的档案管理机制，达到档案管理的综合化目标。明确档案管理改革重点。第一，实现纸制档案管理的分类改革，保证纸制档案管理健全化，根据业务档案、行政档案、人事档案的分类方式形成综合化的档案管理与存储体系。其次，建立协作分工机制，在专业化、信息化、标准化的背景下明确档案管理事业改革的时间窗口，促进档案的深度融合，不断挖掘纸制档案蕴藏价值。

　　(二)加强档案管理制度。现代档案管理应当形成综合性的体系，注重完善档案管理工作制度，明确档案管理工作的方式方法。首先，应当根据实际情况对档案管理制度进行补充，在信息化的理念下对纸制档案管理规则制度进行重新修订，在纸制档案管理中落实标准化、信息化、专业化的基本理念。切实保证档案管理的科学化与规范化，进一步明确纸制档案管理的规定与方法。其次，还要建立完善的档案管理工作体系，形成相互配合的档案管理工作体系，在档案管理专业技术人员不足的情况下，明确各部门在档案管理工作中的重要性，保证档案管理有章可循，优化档案管理的具体环节，深化优化档案管理的具体任务，明确档案管理目标，实现档案管理的深度融合。

　　(三)调整档案管理设施。纸质档案管理是当前事业单位档案管理的客观现实，纸制档案与信息档案并存的状态长期存在。在事业单位投入档案管理经费有限的情况下，应当立足于做好传统的纸制档案管理工作，推动纸制档案管理向标准化的方向发展。还要进一步优化档案资源存储空间，不断提高档案管理的硬件水平。首先，基层事业单位应当优化档案管理库房，不断更新档案管理设备设施，对纸制档案、文献古籍，设施设备进行防霉防潮处置，并且持续购进管理用品和设施设备。其次，加强计算机设备的更新更换，保证存储介质的安全性和可靠性，同时提高档案的存储特点和调整水平，加强档案质量管理。

　　结论

　　应当进一步优化档案管理科学技术，不断进行档案管理方法创新，加强档案管理工作的规范化，加强人财物的合理配置，进一步改善档案存储的软硬件条件，逐步提高档案管理人员的职业素养和专业能力。进一步促进基层档案管理工作能力提升，解决档案管理的现实问题。

　　参考文献：

　　[1]魏峰.电子档案纸质档案长期并存探究[J].兰台内外,2018(1):48-49.

　　[2]纪晓群,江媛媛,柳萍,等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.

　　作者：牟仙仙