浅议财会电算化下企业内部控制论文

分类：项目管理论文发表 时间：2011-11-18 17:28 关注：(1)

刘静
关键词：财会电算化 内部控制
财会电算化是财会工作现代化发展的必然趋势，财会电算化在使财会工作的质量和效率提高的同时，也对原有的企业内部控制制度造成了极大的冲击，许多新问题急需得到解决，因此需要建立一套适合财会电算化系统的内部控制制度，而且企业应当采取必要的应对措施，不断完善企业内部控制制度，以更好地发挥财会电算化在管理中的作用。
一、财会电算化对内部控制的影响
1．计算机的使用改变了企业财会核算的环境
企业使用计算机处理财会和财务数据后，企业的财会核算的环境发生了很大的变化，财会部门的组成人员从原来由财务、财会专业人员组成，转变为由财务、财会专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。财会部门不仅利用计算机完成基本的财会业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源规划等。随着远程通讯技术的发展，财会信息的网上实时处理成为现实，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由财会人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成；原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此，要保证企业财产物资的安全完整、保证财会系统对企业经济活动反映的正确和可靠、达到企业管理的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工财会系统更加广泛，更加复杂。
2．电算化财会系统改变了财会凭证的形式
在电算化财会系统中，财会和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类财会凭证和报表的生成方式、财会信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映财会和财务处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本财会资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。原来书面形式的各类财会凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，因此，电算化财会系统的内部控制与手工财会系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主的，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。
二、企业电算化财会信息系统内部控制现状
1、电算化财会基础管理工作不完善。有许多企业在实现财会电算化后没有按要求制定严格的、内容明确的、成文的内部管理制度：如上机操作管理制度、硬件、软件管理制度和财会档案管理制度等，对电算化的内部管理仍是使用原来手工系统下的财务制度,从而使基础管理工作滞后于实际业务工作。
2、企业对系统日常维护能力差，财会人员电算化水平较低。很多财会人员在上岗前会进行一些电算化培训，但仅仅是最一般的电算化操作技术培训，财会人员上岗后，也只能进行一些一般的电算化操作，很难适应日常维护、电算化管理、电算化组织与实施等高层次的电算化工作，财会人员电算化水平的提高，已是一个亟待解决的问题。
3、财会电算化系统的安全和保密性差，致使非法篡改现象严重。财务资料是单位的绝对秘密文件，在很大程度上关系单位的发展和存亡。在财会电算化系统中，所有的财会数据和程序文件都保存在计算机中，财会工作的正常运行也完全依赖于计算机系统的稳定和安全，若出现断电、病毒发作等意外事故，就会造成数据丢失，甚至系统瘫痪，而一旦数据丢失，后果不堪设想。另外，财务软件公司在开发软件时，往往只考虑自身的利益，防止盗版，但对用户财会数据保密性、安全性涉及未几。财会数据基本上是以一种开放式的关系数据库格式保存，因此只要懂得这种数据库操纵，就会很方便进入账套数据库系统，从而进行非法篡改。这样就是在进入系统时加上诸如操纵密码、声音监测、指纹辨识等检测手段和操纵权限设置等限制手段，实际上也不能真正起到数据的保密作用。
三、内部控制制度的完善
1、提高财会人员素质。财会电算化对财务人员的综合素质要求比较高，它涉及到财务财会知识、计算机运用、信息系统开发技术等多方面的知识。实践证明，计算机本身出错的几率几乎为零，但人为造成的出错和舞弊现象有增无减，而且一旦出现错误，损失巨大。在财会电算化已经普及的背景下，一个称职的财务工作者不仅需要扎实的专业知识和丰富的实践经验, 同时必须要熟练地掌握计算机知识。经常对财务人员开展财会电算化内部控制风险的防范教育和业务知识培训，增强风险防范意识，不断提高财务人员业务素质、思想素质和职业道德素质，将会更加有效地防范财会电算化内部质量控制风险。
2、建立全面规范的财会基础管理工作。财会基础工作主要指财会制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。其次用电子计算机进行财会核算，使用的财会软件必须符合国家财会制度的规定。财会软件是财会电算化的重要手段和工具，财会软件是否符合国家统一的财会制度规定的核算要求，是保证财会资料质量和财会工作正常进行的重要前提。没有很好的基础工作，电算化财会信息系统无法处理无规律、不规范的财会数据，电算化工作的开展也将遇到重重困难。
3.加强系统程序操作控制和系统文件安全管理控制。企业在实行财会电算化后内部控制重点发生转移，所以企业必须对系统操作，如财会数据的输入、输出和处理过程进行严格的规范控制。 比如要明确规定每个用户的安全级别和身份标识，并分别定义具体的访问对象。为了保障财会信息系统的正常运行，必须定期对系统的硬件和软件进行检查和维护，对系统运行过程中出现的故障及时进行维修并记录，定时对软件和硬件进行升级，以确保系统的安全和系统运行的效率。另外，系统文件应由专人负责保管，使用和修改必须经过有关领导审批，与系统无关的人员不得接触系统文件，从源头上确保财会数据信息的安全。
4. 完善内部审计运作机制，优化内部审计环境。建立和完善内部审计运作机制是加强内部控制，促进财会电算化发展的重要手段，是实现企业全面、协调、健康与可持续发展的主要保证。首先，必须按规定设置内部审计机构并确保其独立性。其二，要本着“精干高效”的原则，按单位的经营规模大小，配置适量的审计人员和相应的内审人员网络。第三，按照《审计署关于内部审计工作的规定》，内部审计工作应由单位主要负责人直接领导，日常工作可委托分管领导负责；有条件的单位还可建立审计委员会制度，实行垂直领导，使内部审计工作在推动财会电算化发展中发挥积极的控制作用。
综上论文, 财会电算化信息系统中的风险有其特殊性,加强其内部控制的建设,比手工操作系统下更为迫切。电算化财会内部控制制度的关键是在企业内部建立一个科学的财会管理信息系统体系，以保证资产安全和财会信息的真实、准确、可靠。因此只有建立和完善企业的内部控制制度才能充分发挥财会电算化的高效性及准确性，确保企业财产的安全，为企业经营决策提供完整的信息，使企业创造出更高的效益。
参考文献：
1.蔡晶晶.财会电算化下企业内部控制的路径选择[J].河北工程大学学报(社会科学版),2010,(04)
2.李宗芳.财会电算化的内部控制制度[J],河南水利与南水北调,2011,(10).