事业单位文书档案规范化管理

分类：项目管理论文发表 时间：2020-09-27 10:18 关注：(1)

　　为了切实保证事业单位文书档案管理的效率，需要采取科学合理的管理策略，让文书档案能够更好地服务于事业单位。本文阐述了事业单位文书档案的规范化管理作用，并根据实际情况提出事业单位文书档案的规范化管理策略，以期达到强化事业单位文书档案管理效率的目的。

　　关键词：事业单位；文书档案；规范化

　　通过严格遵循事业单位文书档案管理的原则，切实增强文书档案管理工作人员的意识，让事业单位文书档案资料的借阅程度更加的规范化，让事业单位内部的成员能够有序地借阅档案资料，这样才能够真正达到规范事业单位文书档案管理的目的。

　　一、事业单位文书档案规范化管理的作用

　　事业单位文书档案资料主要指的是事业单位在不断运行的过程中所形成的原始记录，尤其是涉及到的事业单位在日常运行过程中召开会议和举办活动所形成的文件资料，甚至还有事业单位在践行职能时所形成的各类文件材料。文书档案是一种非常重要的无形资料，也是事业单位各项工作开展的重要基础[1]。通过将新型的管理方法应用于文书档案管理中，以此来规范文书档案管理工作，让文书档案资料更好地服务于事业单位。

　　二、事业单位文书档案管理存在的问题

　　（一）文书档案管理制度不完善，无法约束和指导文书档案管理工作

　　事业单位的文书档案管理程序和内容较为复杂和繁琐，尤其是在当前文书档案资料数据量不断增多的情况下，由于文书档案管理制度不完善，无法正确约束和指导文书档案管理行为，这样则很容易导致事业单位文书档案管理过程中出现混乱的局面，不利于事业单位文书档案管理水平的提升，也不利于文书档案资料更好地服务于事业单位。

　　（二）文书档案管理信息化程度低，影响了文书档案价值的发挥

　　虽然部分事业单位将信息化技术平台引入到文书档案管理过程中，但事业单位的文书档案的信息化建设程度较低，信息化硬件和软件缺乏统一性和规范性，这样很难达到文书档案管理规范化的标准，严重影响了文书档案资料的开发与利用，难以让事业单位文书档案管理的水平得到提升。在文书档案的信息化管理过程中，一个非常重要的环节就是注意信息安全，而当前由于部分文书档案管理的信息化程度较低，部分人员的信息化安全意识较为淡薄，尚未形成良好的网络安全意识，片面地认为文书档案信息化管理并不需要进行维护，这样不利于实现事业单位文书档案管理的规范化。

　　（三）文书档案管理人员素质偏低，不利于文书档案的规范化建设

　　为了切实保证文书档案管理的规范化，对工作人员的专业素质和综合能力具有较高的要求，但当前部分文书档案管理人员的业务素质还比较低，个人的职业道德素养提升空间还比较大，这样就影响了事业单位文书档案管理实现规范化的目的。

　　三、事业单位档案的规范化管理的策略

　　（一）制定完善的文书档案管理制度，规范文书档案管理工作

　　为了能够真正实现文书档案管理规范化的目的，应根据实际情况建立完善的文书档案管理制度。通过全面分析文书档案管理的实际情况，建立《文书档案资料收集制度》《文书档案借阅制度》《文书档案库房管理制度》及《文书档案资料的安全保密制度》等，让事业单位文书档案资料的归档范围、整理分类和保管期限更加的明确化，优化文书档案管理程序，这样才能够让文书档案资料收集、管理和利用变得更加的规范化[2]。此外，让文书档案管理工作更好地与事业单位其他工作衔接起来，并构建起科学的制度管理体系，让文书档案管理人员的岗位责任更加的明确化，以此优化文书档案管理的程序，从而最大限度提升文书档案的管理水平，真正达到文书档案管理规范化的目的。

　　（二）采取信息化管理模式，建立规范的信息化系统

　　当前文书档案的信息化建设中存在着一系列的问题，这严重影响了文件和文件管理的标准化。因此，为了确保文件和档案的标准化管理，有必要建立一套标准化的、可靠的文件和档案信息系统，该系统可以为基于标准信息系统的文件和档案信息的创建提供强有力的支持。同时，在文件和档案管理中，应使计算机、扫描器、打印机和其他基于信息的设备标准化，让这些信息化硬件设施能够充分发挥出服务性能，有效提升文书档案的规范化管理水平[3]。此外，还应适当增加文书档案的信息化软硬件投入，采用先进的数字化技术来革新传统的文书档案管理模式，真正做到在线同步接收、同步归档，以此保证文书档案资料的完整性、准确性和安全性，有效提升文书档案管理的实效性。通过规范文书档案信息化管理流程，构建现代化的信息保护系统，并确保文件和档案的有效安全，以加强文件和档案的安全，为文书档案资料的价值发挥奠定坚实的基础。其中，在安装信息保护系统时，不仅要引入安保系统，还需根据事业单位文书档案管理的实际情况，建立规范化的信息化系统，这样才能够切实保证文书档案管理的水平。

　　（三）组织档案管理人员进行规范化培训，以此保证文书档案管理的规范化

　　为了切实保证文书档案管理的规范化，需要组织档案管理人员参与规范化培训，打造一支高水平的文书档案管理队伍。一支高水平的文书档案管理人员队伍，不仅要具备较高的管理能力，掌握丰富的专业知识，还要具备接受新生事物的能力，只有改变对文件和文件管理的看法，才能提高文件和文件管理的水平。通常在文书档案管理人员培训的过程中要准确把握职业素质培养和专业技能培训两个方面，坚持从职业素质入手，让事业单位文书档案管理人员能够真正认识到自身工作的重要性，主动投入较多的精力去完成文书档案管理工作，避免文件和档案管理松懈的问题。在需要增加新技术培训和为管理公共文件和文件的工作人员建立新的模式的情况下，使档案管理人员能够有效地应用新技术，有效避免文书档案管理过程中出现技术操作失误的情况，这样才能够真正实现文书档案管理的规范化。作为文书档案管理的领导，还要优化文书档案管理人员的配置，优化档案管理人员的知识结构，创建档案管理人员增长的渠道，逐步构建起良好的文书档案管理队伍新机制，以便逐步实现文书档案管理人员的引进、培养、提升的一体化，为文书档案管理朝着规范化的方向发展提供重要的人力支撑。总之，在事业单位不断发展的过程中，通过采用标准化的文书档案管理战略，改进各机构的文书档案管理，对于建立一个优秀的文书档案管理系统，统一文书档案管理至关重要。采用信息管理和统一信息系统、组织档案管理人员进行规范化培训，以此保证文书档案管理的规范化，能够有效提升事业单位文书档案资料的利用效率，逐步推动事业单位更加健康、稳定的发展。

　　参考文献：

　　[1]季文洁.试论基于大数据的事业单位文书档案信息化建设策略[J].卷宗,2019(24)：45-46.

　　[2]佘晓芬.新时期强化事业单位文书档案管理的研究[J].长江丛刊,2019（1）：89-90.

　　[3]高威.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探究[J].卷宗,2019(9)：56-57.

　　[4]邵宁宁.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨[J].中外企业家,2019(32):12-13.

　　作者：宋炎姣