浅析施工工程资料的管理

分类：建筑设计论文发表 时间：2011-03-29 09:21 关注：(1)

浅析施工工程资料的管理

（李鲲 竹中

建筑设计,职称评审,高级工程师职称评审

摘要：近年来，随着市场开发的逐步深入，我国公司承建的施工项目发生了很大的变化，从单一的建设项目发展到现在的多种多样的项目。同时，工程竣工归档资料的整理也变得复杂。当前，工程资料管理形势严峻，运用科学的档案管理方法势在必行。本文阐述了工程资料管理过程中必须遵循的原则、所采用的方法和应注意的问题，并对改进工程资料管理提出了建议。

关键字：工程； 资料； 管理

建筑工程施工技术和质量管理等资料，是单位工程施工全过程的真实反映，是以后该工程维修、扩建、改建的原始依据，也是发生质量、伤亡事故后，专家们分析原因、追究事故责任者的重要凭证之一。在各种建设施工项目中，各种管理文件作为工程施工的记录，对企业日后的检修尤为重要。因此，工程资料管理在施工工程建设中具有很重要的作用。由于档案整理归档过程的一些失误，一些宝贵的资料有流失、损坏的现象，严重影响了施工工程的后续工作。为了避免这种现象的发生，本文将阐述工程资料管理所采用的方法和应注意的问题，并对改进资料管理提出了建议。

1、文件和资料的分类

工程项目管理中的资料一般分为：质量体系、技术性、管理性三大类。资料管理员在开始处理每一份文件和资料时，应凭自己的业务知识在极短时间内首先给其“定类”，并保证其准确性。对施工现场出现的一些特殊文件或资料，应及时咨询有关部门给其“定类”，对已分类入盒的资料清单要清楚。

2、文件和资料的入档

建筑单位项目部的一份文件或资料入档前后，必须完成以下工作：

①领到文件或资料后，及时办理领文手续，对发文部门登记的文件或资料的名称、数量、发文日期认真核对后再签字或盖章。

②在项目部收文记录上及时登记,其内容要与领文时给发文部门办理的领文手续内容一致。

③对文件或资料检查,项目部以及建设单位、监理单位、设计单位、地质勘察单位、承包单位等部门的有关人员(须是合同上注明的此项工作负责人或程序文件上注明的责任人以及文件或资料内容涉及的相关责任人)签名、盖章(合同认可的专用章),缺一不可。原始签名、盖章的文件或资料，一般不少于6份。

④全面考虑文件或资料需要签阅的部门或人员以及需要留存的部门或人员，哪个需原件、哪个是复印件或抄件等等，有时候需要项目部研究决定,然后把文件或资料一次复印(或抄写)足够数量，并分别在其右上角用笔注明收文单位或个人名称,以便发放。

⑤在《文件和资料的发文登记表》上登记，并将文件或资料逐一发放给有关的部门或个人，同时办理发文手续(不需下发的文件或资料及时办理签阅手续);需要在其他资料上标注的文件或资料，及时按规定标注,例如:图纸会审、设计变更单及技术核定单的内容要及时用红笔标注在施工蓝图的相应位置。

⑥对于少数特急文件或资料，在明确责任情况下，可采取先通知内容而后及时办理有关签字、盖章及领发文手续。

⑦入档前，要对文件或资料全面修整，如破损处要修复，纸张大小不一的要折叠或裁剪统一，增加封面等等。入档后及时把入档时间登记在册。

⑧文件或资料入档后，对于借阅或复印者，按规定办理借阅或复印手续，并及时收回。文件或资料更改或作废后，及时在原件或相关资料上标注。

3、文件和资料的编制

由于职工的年龄、工龄以及文化程度不同，对文件或资料的编制水平存在很大的差异。因此，应采取以下措施：

①对于年龄偏大、有多年实践经验但缺少规范性文字编辑能力的职工，把属于他们编制的资料用空白表格列出，并在表格背面把编制要求详细注明，然后根据编制要求，和他们共同完成一份样品。同时解释每一条编制要求的前因后果。最后把各份样品及其空白表格装订在一起，让他们在编制资料时以此为准。

②对于具有一定文化水平，但缺少施工现场实际经验的职工，把别人已经编制好的比较规范的同类资料复印一个样品，让其参考。

③对于联营队的技术员或班组长，采取集中培训。把属于他们编制和提供的资料格式、内容要求、提供的时间等，以授课的方式逐一讲解和示范，并当场和他们共同完成一套样品，让他们都记录下来。

4、资料管理和工程进度同步

《中华人民共和国建筑法》明确指出：“工程资料必须和工程进度同步”。以下措施可保证资料与工程进度同步：

①上道工序施工前后，施工班组相应的资料没有同步进行的，施工员应在上下道工序交接记录中签署“不同意交接”的意见，直至资料按要求填写并提供给资料管理员，才可同意上下道工序交接。

②每道工序施工前后，项目部施工员相应的资料没有同步进行的，项目工程师直接给施工员下达《隐患整改通知书》。整改结束前，项目工程师可下达暂停施工通知。

③项目质安员、试验员、材料员、机械员等有关配合部门责任人的资料不能与工程进度同步的，项目资料管理员有权和项目经理商议暂缓发放其岗位工资，直至本人按规定及时提供有关资料。

④项目部资料管理员有权因资料的不合格或不到位通知质安员下达停工通知书。

⑤根据工地特殊情况，项目部资料管理员有义务口头或书面提前通知相关资料责任人提供资料的最迟时间。

⑥凡达不到要求的资料或被上级检查不符合要求的资料，相关责任人必须按要求立即整改或完善，不得以各种理由拖延。

⑦工程公司和项目经理部共同制订有关工程资料的管理规定，明确责任和奖惩办法，随时检查和评比，对违反管理规定的责任人给予相应处罚。对于屡次因自己负责的资料而耽误工期或影响工程质量的有关人员，工程公司应严肃处理。

5、对资料管理建议

(1)公司根据生产需要制订文件和资料的内部管理标准。

(2)对施工员、质安员、材料员、试验员、机械员等“十大员”进行岗位培训时，把他们各自应负责的资料的规范编制作为一个重点进行讲解。因为项目部资料管理员不可能对方方面面的资料都精通，需要各个部门的共同支持才能把资料管理工作做得更好。

(3)为扩大企业知名度，凡建设单位、监理单位或质量监督站等相关部门最后留存的资料，最好统一封面，统一隔页，统一箱盒。

(4)资料员必须持证上岗，每年进行考核，不合格者不能上岗。

(5)资料员每年不少于一次集中学习。高度重视和加强档案资料的基本知识宣传教育工作，对工程技术人员进行档案基础知识和施工过程中原始资料签证的基本要求进行培训，使之在学习过程中增强档案意识并熟悉档案业务。

结语

工程资料管理是项目管理过程中的一项很关键的工作，我们要不断提高工程资料管理水平和质量意识，保证工程资料准确、齐全、及时、完整。这样就能为创造一流工程、精品工程提供真实、可靠的高质量资料。

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