电子文件资产管理：概念、动议与原则

分类：机电一体化论文发表 时间：2018-11-06 09:07 关注：(1)

　　安小米

　　(数据工程与知识_亡程教育部重点实验室，中国人民大学信息资源管理学院100872)

　　采用多学科集成研究视角梳理了六种关于资产的认识，在此基础上分析得出电子文件资产具有五个管理特性。基于ISO15489的文件资产价值观，分析提出电子文件资产管理的动议有两个，一个是在动态变化的信息技术背景下，提供信息资产保值利用，满足业务治理的循证需求和合规要求;另一个是面向全球化复杂环境，提供知识资产增值利用，满足基于文件的信息资源再利用需求。综合考虑电子文件资产的价值及其管理特性，对如何开展电子文件资产管理，提出了遵循IS015489通用原则和应对电子技术挑战与机遇的四项原则建议。电子文件资产管理信息资产知识资产IS015489

　　1引言

　　随着信息技术在电子政务和商务活动中的广泛应用，电子文件正逐步成为数字工作环境中机构业务活动记录的主要形态，成为社会交往的基本信息工具，成为“基于证据的”政府治理和企业治理的重要依据，文化传播和传承的主要载体，以及个人记忆、机构记忆、国家记忆、社会记忆的主要形式。Cta2001年出台的ISO15489文件管理国际标准指出，文件含有的信息是有价值的资源和重要的业务资产，嘲然而将电子文件视为资产有何管理特性，在应对动态变化的信息技术机遇和挑战时，我们应如何管理电子文件资产，尚无专门的文献研究。

　　本文采用多学科集成研究视角和文献研究方法，旨在回答电子文件资产管理的管什么、为什么管和如何管基本问题。

　　2与电子文件资产管理相关的概念

　　电子文件资产管理即是将电子文件视为资产进行管理。理解电子文件资产管理首先需要明确什么是资产，如何认识文件作为资产的价值及其进行资产管理的依据。

　　2.1资产与文件资产的涵义

　　与文件资产相关的资产认识目前有六种：

　　第一种，经济学视角，“资产指在其生命期内提供服务和在市场交换时能够给机构带来经济效益或利益或价值的资源”。[31这种认识，为资产的价值观确定提供了基础，经济学里的资产概念并不仅仅局限于企业，包括家庭和政府等经济受益人。

　　第二种，会计学、经济学和法学视角多元视角，“资产是会计主体所控制的可以实现代表一定经济利益的法定权利”。…“从会计学来看，资产就是企业的负债与所有者权益之和。资产是企业拥有或控制的能以货币计量的经济资源，包括各种财产、债权和其他权利。简单地讲，会计学里资产的大意就是能够为企业所控制的或拥有的，能够为企业带来一定经济价值的资源。这个概念实际上强调了资产的法律和经济含义。法律含义在于为企业所拥有或控制，经济含义在于能够为企业带来经济价值”。【5】“资产是特定主体所享有的代表一定经济利益的现时权利，该权利包含着可直接或间接转化为货币的能力”。㈣这种认识，为资产的权利关系分析提供了多元视角。

　　3电子文件资产管理的动议

　　随着越来越多基于证据的ISO管理标准的制定或全球应用(如ISO9000质量管理体系系列标准、ISO27000信息安全管理体系系列标准、ISO14000环境管理体系系列标准、{ISO/DIS31000：2008风险管理原则与实施指南》、《IsO/F.DIS31010风险管理一风险管理技术》、{ISO/CDl9011：2009审计管理体系指南》、{ISO/DIS26000：2009社会责任指南》)，确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性变得越来越重要。随着全球技术、经济、法律、政治、社会等复杂环境的变化，基于文件的信息资产保值利用和知识资产增值利用将成为电子文件资产管理的主要动议。

　　4开展电子文件资产管理的原则

　　综合考虑电子文件资产的管理特性及其动因，应遵循被国际社会广泛采纳的IS015489文件管理通用原则，同时制定专用性基本原则应对信息技术给电子文件资产管理带来的机遇与挑战。

　　4.1IS015489文件管理通用原则

　　((IS015489管理陈述》指出，((ISO15489—1：2001文件管理：通则》建立了文件管理的基本原则。这些原则适用于所有文件，不论它们以何种文件格式、载体形式存在，不论它们产生于机构还是个人。文件管理的通用原则包括㈣：

　　(1)机构应建立管理方针，定义文件管理过程中的角色、责任，包括文件的产生、捕获、管理和将文件作为业务证据提供利用，满足需求;

　　(2)文件管理应与业务过程、业务系统集成;

　　(3)产生、管理文件的技术、流程和系统应支持机构具体业务要求;

　　(4)对文件、文件管理和其长久利用的要求应融入到机构信息总体框架的设计和实施中;

　　(5)应建立设计和实施文件系统的业务规则，保证文件系统用于保存、管理、利用和处置文件。

　　(6)管理文件的资源分配应与相关的风险评估、业务活动性质、机构类型和规模相符。

　　5结论

　　采用多学科互补互识的集成研究视角，集成六种资产观，文件资产管理相关的资产认识，互补互识的全面和系统地认识电子文件资产管理，可以得出电子文件资产管理具有以下五个特性：就其来源看，具有个人、机构和国家高共享性特点;就其价值来看，具有经济利润、法律凭证、信息安全、文化记忆、管理循证、智力创造等高附加值特点;就其涉及主体和权益相关方来看，具有形成者、保管者、管理者和利用者权、责、利关系跨学科跨部门复杂性特点;就其管理对象来看，具有信息再用和知识分享的非物质性特点;就其管理载体形式手段而言.具有电子文件保存与利用管理过程中存在高风险性特点。

　　参考文献

　　l1JISO15489--1：2001JxfformationandDocumentatiow-RecordsManagement-Part1：General[So

　　[2]乔志敏、张文新.资产评估学教程[M].北京：中国人民大学出版社，2006：3-4。

　　[3]黄申.资产概念的变迁与发展[J].会计，2005(5)：43—44。

　　[4]刘晓辉，资本、资产、资本资产[OL].[2006-03-06]

　　[5]http：//www.sg.pku.edu.cn/teach/materials/socialcapital.doc

　　[6]黄申.资产概念之法学研究[J]-审计与经济研究，2006，2l(1)：55—58。