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水利工程科技档案管理体系建设

期刊目录网水利论文发表2022-06-16 09:47关注(1)

  水利工程档案涵盖了水利工程立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理及验收的各个工程环节中产生的具有保存价值的各种载体的资料,也是评价水利工程管理工作质量的重要依据。本文以水利工程档案管理工作实践为现实依据,从归档责任主体、归档时间、分类方案、统计分析、利用等五个方面制度的制定来浅析水利工程档案工作管理体系建设的具体做法,是实际工作的经验总结,也是其他水利科技档案管理工作的重要参考和指导。

水利工程科技档案管理体系建设

  关键词:工程科技档案;档案管理体系;水利工程概述

  水利工程档案涵盖水利工程从立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成的具有保存价值的文字、表格、声像、图纸等各种载体的材料[1]。它是水利工程管理工作的重要组成部分,是水利工程的历史记录,也是水利工程投产后运行、管理、维修、改扩建和技改等工作的重要依据。因此,水利工程档案管理体系的建设是确保水利工程档案系统性、完整性、准确性的有效措施之一,是为水利工程后期的管理、维护、改扩建工作提供切实可靠依据的有效手段之一。笔者专职从事水利工程档案工作十余年,在工作中不断吸取经验,参照行业相关标准,结合公司实际情况,针对不同档案类型,不断对公司的档案管理体系进行修订。本文主要从公司科技档案的归档责任主体、归档时间、分类方案、统计分析、利用等方面来浅析水利工程档案工作管理体系的建设。

  1明确归档责任主体,做好文件的收集、归档工作

  在档案管理工作中,文件的收集、归档处在管理工作的前端,如果前期的收集、归档工作做得到位,保证文件系统性、完整性的目标也就实现了三分之一。因此,要根据水利工程科技档案的形成特点,以及归档需要,进一步明确相关科技档案归档的责任主体。根据不同的项目环节,从水利工程项目的勘察之初,到招、投标,以及基建项目竣工验收等,确定相应的归档责任主体[2-5]。具体来说,笔者根据水利工程档案项目阶段性的特点,结合公司实际情况,提出以下措施:其一,前期阶段产生的科技文件材料由项目负责人按阶段组织归档,其中相应阶段的地质勘察(含地质、山地、钻探、物探)、科研试验、压水试验记录,测量资料、环评、移民等单独编制的专业报告由专业负责人组织归档。其二,招标、施工图阶段,当年完成的科技文件材料由项目负责人牵头,专业负责人组织本专业归档;跨年度完成的项目,由项目负责人按单位工程或分项工程划分子项,由专业负责人按年度归档。其三,基本建设中产生的各种文件材料由综合管理部组织归档。其四,竣工阶段的文件材料由项目负责人组织归档。其五,总承包(或项目管理)、施工项目由项目经理部组织归档。通过以上措施的制定,把责任落实到人,能更好地控制各阶段产生的文件得到有效的归档,从而在一定程度上保障文件的完整性。

  2明确归档时间,做好文件的及时归档

  为了确保水利工程科技档案及时归档,做到“应归档尽归档”,应明确不同阶段的水利工程科技档案的具体规定时间,让参与人员明确归档的时间节点,从而有针对性地提前做好相关归档资料的收集、整理和移交工作。在笔者工作初期,如果工作人员离职,就会出现这名工作人员负责的项目文件归档不完整,“人离职,文件也随之消失”的情况,这在很大程度上造成了文件的缺失,文件的完整性也就无从保证。因此,须在现在的档案管理工作体系中明确文件的归档时间:其一,责任人应在工作完成后产品印刷后1个月内完成归档;施工图采用“即晒即归”的方式,晒制蓝图后由文印室将硫酸纸图移交档案室归档。其二,基建成果在项目竣工验收完一个月内归档。其三,暂停、停建或缓建的工程项目,责任人应在6日内完成归档,并附详细的文字说明。明确归档时间这一措施的制定,使文件归档量明显增加,这就反应了这个措施在一定程度上有利于保证文件的完整性,同时也保证了文件归档的及时性。

  3制定科学的分类方案

  制定科学的分类方案是实现科技档案系统化和科学化管理,做好水利工程档案统计和利用等工作的重要保障。编制《档案分类编号方案》是一项十分重要的基础性工作,是做好水利工程科技档案工作的一项基本要求。要求立档案单位在相关档案资料收集工作完成之后,根据其所收集的档案资料进行原则性、技术性文件整理。制定科学的分类方案是打开档案管理工作的钥匙。只有参照国家相关标准,结合公司项目的具体情况,才能将应归档的文件进行详细分类,形成归档文件分类大纲及归档范围,根据文件的重要程度划分保管期限表,最终形成集分类大纲、归档范围、保管期限表于一体的“三合一”的分类方案。具体来说,涉及水利工程科技档案的一级类目的确定、二级类目的确定、三级类目的确定和四级类目的确定等。其中,一级类目主要是根据单位性质、业务类型及水利行业有关档案管理原则,将其确定为基建、文书、设备、发电等相关一级类目。二级类目的确定则根据国家档案局的相关规定和标准要求,按照“年度-问题-保管期限”或者“年度-机构-保管期限”整理,按照相应的层级设定相应的子类目。三级类目的确定,一般为保管期限,通常按项目建设的自然顺序设置三级类目。通常,就水利工程科技档案管理单位而言,三级类目的划分基本就能满足大部分档案管理需要,极个别的大型水利工程科技档案还需要设置四级类目,通常由工程项目规模大小、专业复杂程度、建设周期长短及文件多少等考虑[6-9]。具体而言,从以下几方面做好分类方案:其一,具体的分类要遵循以下原则:①逻辑性原则,以项目工程为对象,根据文件的来源原则,依据不同的建设和管理阶段,根据文件产生的顺序,结合工程形成的规律和特点,保持文件材料之间的有机联系和案卷的成套、系统,便于科学管理和利用;②成套性原则,收集、整理、组卷的文件能够充分反映项目从规划与论证,立项与审计、设计、建设准备、施工及竣工验收期间整个建设活动的全过程;③唯一性、排他性原则,类别设置具有唯一性和排他性,同一级类目必须相互排斥而不能重合;④可扩充性,类目设置具有适当的递增容量,以便于随时补充新增加的文件;⑤稳定性原则,分类方案一旦制定,一般不随意改变。其二,参照《水利工程建设项目档案管理规定》(【水办2021】200号)的相关规定,结合项目的具体情况,编制档号。笔者公司成立60余年,作为贵州省水利工程设计行业的龙头单位,我省大多数大中型水利工程设计由本院完成,因此我院承接水利工程较多,涉及区域较广。根据这一特点,公司采用的编号规则加入了水系这一特点,水系的划分更有助于档案管理工作的开展,更能把看似繁多复杂的水利工程档案识别得更加清晰,因此公司的编号规则为:工程代号+阶段代号+专业代号+案卷流水号,其中工程代号由工程类型、工程所在水系及工程序号组成,例如××水利枢纽的工程代号GW087,G是水利工程的代号,W是乌江水系,087表示第87个工程,这就表示××水利枢纽工程是公司在乌江水系上设计的第87个工程。××水利枢纽工程初设报告的档号是:GW087·C·0-001,如下图所示:这样的编号规则,对于经验丰富的档案管理员来说实操性较大,即使在档案信息系统出现问题时,档案管理员也能根据积累的经验,迅速进入库房调取档案,同时也让公司的工程档案,根据项目的所处水系进行进一步划分,对今后水系的水库类型、库容量等数据的统计提供支持。其三,根据“应归尽归”的原则做好工程文件的收集工作,《水利工程建设项目档案管理规定》(【水办2021】200号)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)从工程前期阶段、征地补偿与移民安置、建设实施阶段、生产准备/试运行阶段到竣工验收阶段,对工程文件的归档范围进行了详细的划分,目的在于让反映工程各阶段、各环节的文件都做到应收尽收、应归尽归,以便在项目建成后期的管理、维护、改扩建等工作中有据可依。其四,根据文件内容的重要程度准确划分保管期限表。保管期限表是档案管理员进行档案价值鉴定的重要工具。档案鉴定的目的是尽可能使有保存价值的档案得以保存,又防止使已没有保存价值的档案夹杂其中。能否实现这一目标,在很大程度上受制于保管期限表的质量。这对制定保管期限表的档案管理员提出了更高的要求,一方面既需要档案管理员具备高素质的业务能力,熟悉档案学科体系,另一方面还要求档案管理员具备一定的档案专业知识,这样在制定保管期限表的时候才能做到归档范围全面,条款详细具体,保管期限划分明确、用语准确、逻辑档案馆室建设层次分明。科学合理的分类方案是水利工程文件归档整理、组卷的关键,一个工程从一开始就要制定科学的、合理的、可操性强的分类方案。它既有助于高效有序地进行项目文件的分类整理和立卷归档,又是公司现代管理的需求,因此,水利工程档案就要从一开始建立科学的分类方案。

  4做好统计工作

  档案统计工作,就是通过表册、数字的形式揭示档案和档案工作的有关情况,为档案管理工作的方针、政策、编制档案事业发展规划提供切实可靠的依据。一种是档案的基本统计,包括对档案收集、整理、鉴定、销毁、利用、移出、编研等基础性工作的统计;另外一种是档案的分类统计,包括对档案的数量、质量及开发利用情况进行统计。要做好以上几方面的工作,就要从日常工作中对统计分析数据进行记录:其一,每天做好档案管理工作日志数据的填写,包括当日收集、整编、装订、入库数据的填写,为每年的全国事业档案统计年报做好数据整合。其二,按月、以部门为单位整理归档单,将归档单按照时间顺序排列,便于归档部门在产值核算或进行项目归档时进行查阅,归档单的统计有利于分析公司各类项目完成的进度,对于公司制定下一步的工作计划提供参考。其三,每月按照不同档案类型做好借查阅情况的数据统计。公司馆藏包含各类型的档案,有合同档案、实物档案、文书档案、科技档案等,对利用档案的类型的统计可以从不同角度反映当月档案类型使用的情况;对利用目的进行统计,反映公司在现阶段工作开展的情况及侧重点。

  5制定切实可行的借查阅制度,做好权限控制,保证公司档案利用的安全性

  笔者根据公司不同类型的档案,提出了不同的借阅审批制度,这些制度在一定程度上保证了公司各类档案的利用安全。公司处于改制阶段,各个部门正在向事业部制的模式过渡,为了确保所查档案只能为公司项目服务,尽量避免乱借乱用的情况。目前的档案管理体系中,直接把责任和权力交到了各部门负责人的手中,原因有二:①部门负责人非常了解所借档案是否为本部负责工程所用,在借查阅档案时由部门负责人签字或盖章,这样就做到避免档案乱借乱用;②如果借阅人跨部门、跨专业借阅档案,则需要双方的部门负责人签字或盖章,这种借阅模式既保障了借阅档案的利用安全,还实现了档案的资源共享。因此,以科技档案借查阅为例,制定的措施主要有以下几个方面:其一,借阅本部门档案的,由部门负责人(签字/盖章)及分管总工程师共同签署借阅资料单;其二,借阅跨部门档案的,由部门负责人(签字/盖章)、分管总工程师及相关部门负责人共同签署借阅资料单;其三,凡借阅重要档案、全套档案的,由部门负责人及公司分管领导/总经理签字;其四,外单位借查阅档案的,需持介绍信由相关职能部门负责人(签字/盖章)及公司分管领导/总经理签字。

  6结语

  水利工程单位具有机构层级多、基层单位多的显著特点,水利工程科技档案管理具有一定的复杂性。近年来,国家水利工程建设的投入加大,由此所产生的的水利工程科技档案的数量和规模不断增加,管理的任务更加繁重。因此,成体系地做好水利工程科技档案管理工作,从档案资料的归档责任主体的确认、归档时间的明确、水利工程档案准确分类,以及统计分析和利用等各个环节都应做到科学规范、准确有序,不断提升水利工程项目管理的质量和水平[10]。以上是笔者从事水利工程档案十余年来,参照相关标准,结合实际工作,对水利工程档案管理体系建设中部分工作流程管理制度建设的浅析。只有做好水利工程档案管理体系建设,才能使水利工程档案作为第一手重要信息为水利设计单位在科技、生产活动中提供切实可靠的依据;才能使水利工程设计利用这些宝贵信息的科技档案作为传统水利设计单位优于其他非本领域设计单位的重要筹码。只有有效管理和利用水利工程档案才能提高本单位在设计行业的核心竞争力[11]。

  作者:聂丹萍

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