PDCA在医院专业技术档案管理的应用

分类：医学校验论文发表 时间：2020-12-09 09:26 关注：(1)

　　为了探讨改进医院员工专业技术档案不全的方法，做好专业技术档案管理工作，通过现状调查，多部门协作，运用PDCA循环原理，对专业技术档案管理工作中存在的问题进行分析，制定改进该院专业技术档案不全的具体方案，并实施改进。结表明，通过对实施PDCA循环前后进行比较，实施改进措施后，专业技术档案完整者占比从改进前66%提高到改进后100%，取得很大成效。由此可以得出，PDCA循环的应用实现医院人员专业技术档案的全面建档,实现动态管理，提高使用效率，促进专业技术档案管理工作，助推医院信息化建设。

　　[关键词]PDCA循环；专业技术档案;应用

　　1.引言

　　医院专业技术档案是员工在从事临床诊疗、进修学习及科研活动中形成的记录临床医疗水平、业务能力、继续教育、学术水平、科研成果等各方面材料的原始凭证，记录了专业技术人员的业务发展及人才成长的过程。同时，也反映了医院的整体医疗水平，是医院宝贵的隐形财富[1]。《江苏省三级综合医院评审标准实施细则（2017版）》明确规定“建立专业技术考评档案，包括：经审核的执业注册证、文凭、学位、教育和培训等资料的复印件[2]。”专业技术档案已经明确纳入人力资源管理的指标。本文通过探索将PDCA管理方法运用到专业技术档案管理工作中，对专业技术档案管理进行改进，大大提高专业技术档案的系统性与利用率，对医院的信息化建设起着重要作用。

　　2.专业技术档案管理存在的问题

　　2.1缺乏档案管理意识

　　专业技术档案是长期诊疗过程中形成的材料,系统完整的专业技术档案能够反映了医院的整体管理水平。但是,档案管理短期内给医院带来的效益很难体现，所以在“重医疗、轻档案”的大环境中，上到医院领导减少人力、物力支持，下至员工个人档案填写随意,不能全面真实地反映业务水平[3]。每当档案检查及等级医院复评审检查才突临时加班加点突击建档，流于形式，发挥不了专业技术档案该有的作用。

　　2.2缺乏相关规章制度

　　专业技术档案与医院的人事档案、文书档案有一定的区别又有一定的联系[4]。尚未有统一的标准与管理办法，各家医院对专业技术档案管理水平参差不齐，集中体现在档案制度不完善、归档不及时、信息错漏、管理人员不专业等方面。由于人手不足，医院的专业技术档案管理工作基本由本科室其他人员兼管，这些人员虽然具备丰富的工作经验，但是缺乏档案专业培训，缺少相应的专业知识储备，造成档案管理中涉及专业知识，不能够很好地处理，发挥不了档案的价值。

　　2.3信息利用不便

　　三级甲等医院是一所集医教研防为一体的研究型医院，医务人员的专业技术档案内容丰富，涉及医务处、护理部、培训处、人事处等多个部门管理，在全院统一发展前提下,这种分散式管理势必造成专业技术档案使用的不便捷性。针对员工个人而言，每次调用档案时需要到多个部门查询，耗时耗力。医院管理者想要全面了解员工相关信息时需要多部门查询，查阅手段落后，工作效率低[5]。

　　3.PDCA循环在改进专技档案管理中的具体应用

　　3.1PDCA循环理论

　　PDCA管理循环是由美国统计学戴明博士提出，又称戴明环。由Plan（计划即根据目标要求、制定科学合理的计划）、Do（执行即实施整体计划，推动高效进展）、Check（检查即针对实施过程中的情况进行总结与评价）、Action（行动即采取切实可行的措施纠正完善）组成[6]。PDCA管理循环就是按照这样的顺序进行质量管理，并且不断螺旋上升循环布置地进行下去的科学程序，每循环一次，解决一批问题，使管理工作不会停留在原先的水平[7]。针对上述存在的问题，通过应用PDCA循环，从制定计划、组织实施、效果评估、对问题处理等环节，提出相应的建议，不断改进和完善医院专业技术档案管理工作，从而提高专业技术档案管理工作效率、规范性和利用率。

　　3.2Plan（计划）

　　3.2.1现况分析，找出原因淮安市某家三甲综合性医院作为苏北地区重要的医疗中心，医疗服务辐射淮安及周边2000万人，目前开放床位数2593张。共有临床科室（含病区）127个。根据现状调研分析，全院职工3703人,其中专业技术人员3478人，2300人专业技术档案相对完整，档案完整率为66.13%。按照《江苏省三级综合医院评审标准实施细则（2017版）》，制定专业技术档案完整率100%。经过前期收集的资料，利用头脑风暴法分析问题产生原因，绘制鱼骨图。（见图1）3.2.2制定计划，分解任务本次工作立足于等级医院评审标准，以准备等级医院复评审材料为契机，针对上述存在的问题，由人事处牵头,联合医务处、培训处、护理部,按照学历类、职称类、技术考核、评价类、继续教育类等制定总体及具体计划。通过多部门协作，制定科学系统的工作计划，各部门安排专人负责，分工明确，形成工作进度表并每日反馈及每日总结。

　　3.3Do（实施）

　　3.3.1健全制度，明确任务医院制定《专业技术档案管理办法（暂行）》，在院内发布《关于开展全面建立专业技术人员技术电子档案工作的通知》，强调这项工作的重要性与意义，明确以科室为单位，各科室安排专人负责此项工作[8]。人事处组织培训，指出此次专业技术档案的范围、建档时间、建档材料的各项标准，做到有理有据，统一口径。3.3.2组织培训，提高效率各科室上报建档工作负责人，人事处召集人员开展会议，在会议传达全面建立专业技术档案精神，详细讲解各项材料要求[9]。同时，邀请信息中心人员对电子档案制作方法讲解与演示。通过此次培训，规范材料标准，手机扫描方便，操作简单，节省很多人力、物力、财力。另外，培训结束，所有联络员建立微信群，方便后期及时解答问题，也能不断发现问题及时反馈并完善。

　　3.4Check（检查）

　　每天小组成员将各科室上报的电子档案，进行检查后，检查合格后按照类别分类存入每人的文件夹；检查不合格如扫描模糊、模糊、格式不按要求等问题反馈给相应的联络员，通知其按照要求规定时间内整改到位。如果整改后复核不合格将要求其继续进行整改，直至专业技术档案完整率为100%。（见图2）图2建立电子专业技术档案进展情况3.5Action（总结）专业技术档案是医院医疗质量管理的重要指标之一，此次基于PDCA循环原理，历时两个月，医院专业技术档案完整率达到100%的目标。运用PDCA实现医院专业技术档案的全覆盖。由于专业技术材料会持续更新，所以，院里也将此项工作纳入常态化，对于新取得证书，随时来扫描存档，实现动态管理。另外电子档案查找方便，便于存储，这些材料在迎接检查、职称评聘等方面，利用率很高，促进专业技术档案管理工作。此次PDCA有效解决该院专业技术档案不全的问题，实现对院内其他档案管理工作具有重要的借鉴意义。

　　4.结语

　　此次PDCA循环融入专业技术档案管理工作，有效地解决实际问题，使医院在等级医院复核评审中顺利的通过,得到了评审专家的肯定,实现既定的目标。医院行政职能部门之间协作与高科技的应用是此项工作成功经验。下一个PDCA循环，设想将由信息中心牵头联合所有职能部门开发新的人力资源系统，增加专业技术档案、医德医风、学术科研、临床培训、出国研修等模块，针对不同管理人员设置相应权限。由个人随时上传维护，相应管理人员后台审核[10]。如果院内现有系统，能够实现多系统对接功能，既有利于个人系统完整地了解个人在院的全部信息，又方便管理者直接调取数据作出重大决策。紧跟数据大时代步伐，用信息化手段进行管控更直接、更高效、更便捷，对推动医院信息化建设具有重大意义。

　　【参考文献】

　　[1]姜稚心,陆艳.应用PDCA循环改进专业技术档案管理[J].中国卫生质量管理,2012,19(3):37-39.

　　[2]三级医院标准级实施细则（2017版）任务分解[EB/OL].百度文库（）

　　[3]张杰.医院个人专业技术档案的管理及利用探究[J].中国卫生产业,2018(7):86-87.

　　[4]闫琴,曾秀凤.医院个人专业技术档案的管理及应用[J].江苏卫生事业管理,2018,29(8):902-904.

　　[5]陈珺,苏锡云,李军.医疗机构人力资源档案信息化管理浅析[J].临床和实验医学杂志,2012,11(6):474-475.

　　[6]么秀杰.最有效的100个常用管理方法[M].北京:人民邮电出版社,2013:130.

　　[7]马伟建,徐昊,李磊,等.医院文书档案管理中PDCA循环的应用分析[J].中国卫生标准管理,2018,10(5):7-10.

　　[8]张玉波.切实做好专业人员技术档案管理工作充分发挥其在疾病预防控制中的作用[J].中国医药指南,2013,11(28):593-594.

　　[9]陈珺.PDCA循环在改进医务人员技术档案中的应用[J].江苏卫生事业管理,2018,29(8):902-904.

　　[10]陈志强.医护专业技术档案管理系统的开发与应用[J].医学信息,2017,30(18):21-22

　　作者：卢长艳