信息时代档案管理创新策略

期刊目录网信息安全论文发表2019-06-01 11:02关注(1)

　　这篇论文主要介绍的是信息时代档案管理创新策略的内容，本文作者就是通过对信息时代档案管理的相关内容做出详细的阐述与介绍，特推荐这篇优秀的文章供相关人士参考。

　　【关键词】信息时代;档案管理;问题;创新策略

　　科学技术的发展和进步，人类进入到信息化时代，各种信息资源不断增加，需要构建完善的、系统的、科学的档案管理系统。档案在不同的领域有着重要的作用，通过对档案的管理和利用，充分发挥其价值。在社会竞争越来越激烈的情况下，工作效率的提高能够有效提高其竞争力。档案管理是企业管理中的必要环境，企业需要创新管理理念，革新管理方式和技术，提高档案管理的效率和质量。

　　一、信息时代背景下档案管理的发展趋势

　　1.无纸化。在以往对档案进行管理时，采取纸质方式，从档案的建档、存储和使用的过程中，纸质档案需要大量人力、物力和财力，并且档案的存储需要非常大的空间。随着档案信息的不断增加，档案存储空间已经无法满足，需要更多的档案储存室。在这样的档案管理工作中，档案管理的成本比较大。在信息时代背景下，档案以数据形式存在，不需要占据实际空间，也不需要太多的人进行管理。无纸化是档案管理工作的趋势之一。2.精细化。在档案管理的过程中，其种类复杂繁多，在企事业单位的部门、个人等都有档案，这些档案整理时，依靠人力很容易混乱，虽然在档案库中进行分类，随着档案数量的增加，档案的查询和调动消耗更长的时间，影响档案管理的效率。在信息时代档案管理中，根据其内部体系的不同设置相应的分支，逐层设置子分子，让档案信息更加容易查找和管理。3.实时化。在新的社会发展背景下，提高工作效率能够增强竞争力，因此，档案管理工作需要注重档案管理效率的提高，符合时代发展的要求。在纸质档案管理中，具有局限性，档案的构建、存储以及使用难以实时完成，需要比较长的时间，影响到档案管理的效率。在信息化时代趋势中，借助网络管理平台，实现信息的实时化传输，打破距离的限制，实现档案管理的高效性。

　　二、信息化时代背景下档案管理工作存在的问题

　　1.档案管理工作得不到重视。在以往的档案管理工作中，对档案管理工作的重要性缺少认识，将工作下达给档案管理部门，之后便不再过问。在长期的发展中，形成不良的循环，档案部门的档案管理工作人员缺乏工作积极性。2.档案管理设施比较落后。信息化时代背景下，档案管理缺少专业性的档案管理场地，将档案存放在办公室，影响正常的办公，同时给档案管理带来很大的问题。这样的非专业的档案管理工作，影响档案管理的质量，造成档案丢失、不完整，导致档案信息出现损坏。另外，档案管理专业人才缺乏，在档案管理工作中，不仅仅要求管理人员具备专业的档案管理知识，同时熟悉计算机操作，具有良好的表达能力等。目前，我国在档案管理综合人才的培养方式存在不足，影响着我国档案管理工作的开展。3.缺少有效的档案管理制度。一些单位的档案管理仅仅是一种形式，没有发挥其价值和作用。在管理的过程中，管理方式不规范，责任不明确等使得档案管理出现较多问题。一些企业虽然有一定的管理制度，但是缺少执行力度，档案管理工作依然不够科学合理。另外，档案管理工作缺少管理目标，管理方向不明确，档案管理规划不合理，档案管理工作出现混乱的情况。在实际的档案管理工作中，陈旧的档案信息得不到及时更新，内容失去其原有价值，使得档案存储空间缩小，造成资源的浪费。一些没有价值的档案增加档案管理人员的工作压力，降低档案的使用率。一些档案存在随意拼凑的情况，没有使用的价值。管理人员不重视档案管理工作，使得档案管理陷入困境。4.服务理念和服务方式水平有待提高。在信息化时代背景下，应当加强档案管理信息化建设，逐层开展档案管理工作，档案管理服务对象不断扩展，影响力也在不断增加。不少档案管理部门和人员的理念依然是传统的档案管理理念，档案管理方式比较落后，现代化信息技术得不到有效利用，给档案管理工作效率和质量带来严重的影响。

　　三、信息化时代背景下档案管理工作的创新策略

　　1.第一，加强各个部门的联系，构建档案资源共享平台。档案管理中，加强各个部门之间的联系，应当从纵向和横向两个层面开展。信息化时代背景下，社会资源和信息资源不断增加，单一的部门难以完成档案资源的管理，需要保证不同部门之间的联系，促进不同部门之间档案信息的共享，促进档案管理体系的完善，搭建信息共享平台，实现信息资源的共享。同时档案管理人员需要对信息资源进行分类，对信息内容进行筛选，帮助使用人员找到使用的资料。其次，构建自动化电子档案。在档案管理工作中，注重信息化技术的利用，实现电子档案的自动化管理，实现档案信息的自动上传和管理，提高电子档案的利用效率。因此，在档案管理的过程中，需要加强电子档案的自动化管理措施，更好的实现档案资源的上传和收集，提高电子档案的价值。第三，完善信息化网络平台。传统的档案管理工作中，在档案的查询和搜索中采取人工方式，需要大量的时间，给档案管理工作带来影响，难以满足档案管理工作的需求。因此，在档案信息管理中，需要构建相应的信息化平台，提高档案管理服务质量。2.创新档案管理模式。信息化时代下，想要创新档案管理工作，需要注重档案管理模式的创新。在实际的管理工作中，应当革新档案管理理念，创新档案管理模式。档案信息内容非常多，要求档案管理人员具备归纳、分类以及整理能力，实现档案管理的信息化转换，做好档案信息的备份，避免由于工作失误造成档案信息的丢失，造成不可挽回的损失。档案管理部门应当采用先进的计算机软件系统，保证档案资料的安全性。计算机应当做好不定期的检测和杀毒操作，避免对信息资源造成损坏。在档案信息应用的过程中，禁止和外网连接，避免黑客入侵和木马攻击，造成档案资源的丢失。加强档案室的管理，无关人员禁止入内，避免档案资源的人为破坏。档案管理工作中，需要配备专业的、现代化档案管理设备，采取科学合理的档案管理措施，提高档案的可靠性和安全性。3.革新档案管理理念。以往的档案管理中，偏重于档案的采集和存储，忽视档案的管理以及利用，档案信息的价值得不到开发和利用。因此，应当转变档案管理的理念，在档案资源收集和整理时，注重档案资源价值的开发和利用。档案管理人员应当强化档案应用意识，综合开展档案管理工作。作为档案管理人员需要端正工作态度和心态，有效开发和利用档案信息价值，保证档案信息的使用率。同时管理人员需要具备创新意识，提高档案管理工作有效性。信息时代背景下，档案管理工作应当顺应时代发展，革新档案管理理念，不断的探索和创新，为档案信息管理做好准备工作。4.加强档案信息数据库建设。在档案管理工作中，思想观念的创新是基础，管理模式是档案管理的核心，档案信息数据库则是档案管理工作开展的条件。信息时代下，借助数据库对庞大的档案信息进行储存，提高档案管理工作效率，实现信息化建设。在数据库建设的过程中，应当从细节方面入手，促进信息技术和档案管理有效的结合，打造档案管理工作新格局，发挥数据库的核心作用，更加高效快捷的开展管理工作，保证档案信息更加高效的应用。注重规章制度的完善，原有的档案管理制度已经无法满足档案管理需求，需要根据信息化趋势不断完善规章制度，做好管理权责分配，规范网络管理平台等。

　　结语

　　在信息化时代背景下，给档案管理工作带来机遇的同时，也给档案管理工作带来挑战。借助信息化技术开展档案管理工作，可以保证档案管理工作效率和质量，解决档案管理中的安全问题。因此，随着信息化技术的发展，应当深入了解档案管理工作中的问题，采取针对性的管理措施，促进档案管理工作模式的创新，实现档案管理工作的信息化建设。通过管理模式、服务方式等内容的创新，完善档案管理模式，加强档案信息数据库建设，促进档案管理工作的创新。

　　参考文献：

　　[1]李霜,何伟.信息时代下档案管理工作的创新[J].智库时代,2018(35):182-183.

　　作者：谭明

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