浅议施工的前期合同管理

期刊目录网项目管理论文发表2011-03-11 09:30关注(1)

　　摘要：在建设工程实施过程中，大量的索赔等问题是由于前期的合同管理关注不够造成的。本文分析了招标文件和工程合同两者的关系，施工企业前期合同管理的重要性，以及在合同前期管理中存在的问题，并提出相关的建议。
　　关键词：施工企业；招投标；合同管理
　　0引言
　　施工企业在合同前期管理中，往往重视投标结果而轻视合同条款，忽视在招投标中所形成文件的合同地位，导致前期合同管理水平低下，在工程开始之前就已注定要失败。因此，施工企业应在招投标阶段就应具有强烈的合同意识，保证合同条件的完整性、准确性、严格性、合理性与可行性，做好前期的合同管理工作。
　　1前期合同管理的重要性分析
　　建设工程合同是承发包双方为实现建设工程目标，明确相互责任、权利、义务关系的协议，有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务，确保建设目标（质量、投资、工期）的重要手段。
　　1.1招标文件和工程合同的关系分析
　　（1）招标文件的作用
　　首先，招标文件是投标人准备投标文件和参加投标的依据。其次，招标文件是招标投标活动当事人的行为准则和评标的重要依据。再次，招标文件是招标人、投保人订立合同的基础。
　　（2）两者关系分析
　　建设工程招标投标的过程是施工合同谈判和订立的过程,就是双方当事人提出订约提议和接受订约提议的协商过程。工程招标投标的过程是交易行为的过程，在这过程中双方还没有建立依托法律的交易关系，只有到承发包双方签订了施工合同，这种交易行为才通过合同这种法律形式被正式确定下来，双方的权利义务关系，才能受到法律的保护。
　　1.2前期合同管理的重要性
　　（1）合同前期管理做的不好，影响中标。招标文件中的实质性要求具有强制性，投标文件实质性响应招标文件的要求，就是要求投标文件应与招标文件的所有实质性要求相符，无显著差异或保留。如果对实质性要求不相符，可以认定投标文件不符合招标文件的要求，招标人可以拒绝该投标，不允许投标人修改或撤销其不符合要求的差异或保留，使之成为实质性响应。
　　（2）合同前期管理做的不好，会影响工程以后实施。对施工企业来说，就要充分重视合同管理工作，为今后签订一个有利的承包合同，以及顺利履行合同、作好索赔工作创造积极条件。
　　2在招投标阶段合同管理的主要工作
　　从图1中可以看到施工企业前期合同管理工作的责任非常重大，主要负责三方面的工作：首先是对招标文件以及合同文件的分析；其次是合同的风险分析；第三是合同的谈判工作。

　　
　　图1招投标阶段施工企业的主要工作过程
　　2.1招标文件审查工作
　　对投标的施工企业而言，在接到招标文件后，必须仔细地阅读，领会招标文件的真实意义和要求，对招标文件中提供的数据进行认真、反复的计算、核对，必要时进行现场勘察，掌握第一手资料。
　　投标企业审查招标文件的重点应放在以下几个方面：
　　（1）要审查了解招标者有无按时支付工程款的能力，或者对按时支付工程款有无外界干扰因素；
　　（2）招标文件中对工程建设的特殊要求是否合理，有无可能实现以及有无与之对应的经济酬劳措施；
　　（3）踏勘工程现场后，招标文件提供的情况是否与现场一致，有无遗漏；
　　（4）合同条件中对签订合同双方责、权、利的划分是否合理、可行；
　　（5）工程量清单是否有误，以及对更改差错方式是否可行，是否可以接受。
　　2.2合同的分析
　　签订合同的重要性直接决定了签订合同前必须进行合同分析。合同分析是一项技术性、综合性很强的工作。施工合同分析主要包括以下几个方面：
　　（1）合法性分析。施工合同订立的原则、内容、形式和程序等要符合合同法、建筑法和其他相关法律的规定；工程项目己具备有关行政法规或规定的条件，如报检手续、各种批件、各种许可证等；合同当事人的资格审查；是否需要公正、见证或有关部门批准才能生效。
　　（2）完整性分析。属于该施工合同的各种文件齐全，包括工程技术、环境、水文地质等方面的文件；合同内容是否完备；合同条款是否齐全等。
　　（3）公平性分析。对权力的分析，包括该项权力对对方的影响力，是否需要制约，有无滥用权力的可能性等；对责任的分析，包括该项责任的范围，完成该项责任的前提条件、可行性等。
　　（4）一致性分析。主要分析工程范围和工作内容；合同的计价，包括计价方式、进度款的结算与支付、保留金、预付款、竣工结算等；工程变更，包括变更的内容和范围、权利和程序、有效期等；各条款之间的逻辑关系。
　　（5）风险分析。主要分析工程实施过程中可能会出现的事件；特殊事件的处理方式；事件产生的法律后果。
　　2.3合同谈判
　　谈判自始至终贯穿于项目的全过程，不同阶段的谈判工作绝不是一个个互不联系的独立过程，而是相互依赖承前启后的过程，之前每一步的谈判都为下一步创造有利的条件。
　　（1）此阶段施工企业已经应该认识到谈判局面已有所改变，已由原来的被动转变成与业主同桌商谈的项目合作伙伴的角色。
　　（2）施工企业可以充分利用这一有利地位，对合同文件中的关键性条款展开进一步有理、有节的谈判，如开工日期、预付款支付、外汇比例调整等问题，尤其是对一些合同中风险分担不合理的条款进行进一步的谈判，说服业主做出让步力争合同条款公平合理，必要时还需要加入个别的保护施工企业自身合法权益的条款。
　　（3）业主有可能在本阶段会提出一些额外要求，比如增加工程、改变设计和技术规范等问题,作为授标的附带条件,对于此类情况施工企业要提高警惕、慎重对待，不要为急于签订合同而轻率表态。
　　3施工企业前期合同管理中对策建议
　　3．1注重工程合同的总体策划
　　在建筑项目的合同管理体系中，合同整体策划属于建筑企业战略层面的决策问题。企业高层管理者面对现实必须审时度势，在充分考虑整个企业的经营总战略、风险承受能力以及各种复杂因素之后做出抉择。
　　3．2在前期合同管理中建立索赔思想
　　工程合同索赔对于施工企业而言，它是保护自身正当权益、弥补工程损失、提高工程效益的重要手段。工程施工索赔虽然发生在工程实施阶段，但它与工程施工招标投标有着密切关系，施工企业在投标时，必须仔细钻研招标文件，认真作好市场调查和预测，研究影响工程项目的内外部风险因素，在报价中予以考虑。对于将来可以利用索赔挽回损失的，不计入报价中；而不能或很难靠索赔挽回损失的，则应计入报价中。
　　3．3重视合同谈判
　　成功的谈判可以为施工企业在合同中争取到更多的有利条件，为项目带来可观的经济效益。谈判必须要做好充分的准备工作，首先是选择优秀的谈判成员组成谈判小组之后确定谈判方案，包括谈判程序、谈判范围、过程中的协调和控制、谈判思维的准备以及谈判策略和技巧的运用等多方面的准备。
　　3．4施工企业应该高度重视合同管理工作，根据企业和项目的实际情况设置合适的合同管理部组织结构，并与其它职能部门建立有效的沟通渠道，为合同管理提供必要的技术支持和保障。
　　4结语
　　施工企业的前期合同管理，要强化合同意识，正确理解合同的意义；要认真研究有关法律规定，多花功夫在合同的分析审查上；形成以合同来履行义务、要求权利，以法律途径来应对阴阳合同、霸王条款等的习惯，以加强前期合同管理，增强中标能力，提高企业效益。
　　参考文献：
　　[1]成虎.工程合同管理[M].中国建筑工业出版社,2005
　　[2]王俊安、徐兴艾.招标投标与合同管理[M]中国建材工业出版社，2003.3
　　[3]朱幼岚.工程项目合同策划和前期合同管理[M].广东建材,2007
　　
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