2010 如何完善建设工程档案管理及对策研究

期刊目录网项目管理论文发表2011-03-11 09:30关注(1)

　　摘要：随着我国城市建设突飞猛进的发展,各地建设工程项目迅猛增多，但是相应的建设工程档案管理工作确很落后，本文首先分析建设工程档案管理中存在的问题，最后详细讨论如何加强指导和监督，完善建设工程档案管理。
　　关键词：建设工程档案；档案管理；完善
　　
　　一、建设工程档案管理中的问题
　　1．建设单位对工程档案的重要性认识不够，档案意识薄弱
　　工程档案是在工程项目建设过程及其管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的材料，是城市丰富的历史资源，但有好多一部分建设单位基建人员，对此不重视，认为把工程进度和质量搞好，档案等工程验收后再慢慢补的错误认识，对工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够。
　　2.档案质量有待提高
　　一些已经归档的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍偏低，目前只有极少数单位档案馆近几年的建设工程档案做到了部分全文数字化，由建筑设计院设计的建设工程土程项目的图纸等均以纸质和电子两种形式归档，这样做使得归档较全面，利用也更便利。
　　长期以来，档案室存在的“手工劳动”的现状，其主要原因是：上级领导的重视不够，经费投入不足。加之专业管理人员缺乏，不能及时引入先进的管理模式、管理手段和管理方法致使利用效果不佳。管理人员对所查找馆藏内容心中无数，对查找出的东西不知是否有价值，致使费时费力，查找效率低下，从而造成恶性循环，使档案利用率极其有限。
　　建设工程档案管理一般要经过收集、部门立卷、归档、档案馆二次整理这几个程序。其中，收集包括纸质材料、电子文件和特殊载体材料的收集。总的来说，收集的材料的质量高低直接影响建设工程档案的归档是否规范和利用的质量，是建设工程档案管理管理的重点和难点。
　　3．墨守成规，工作被动
　　由于历史源缘和长期计划经济的影响，使档案行业形成了一种“看门守摊”的思维方式，安于现状，并长期以默默无闻自誉，这种方式不适应现代工程档案管理的要求。
　　4.载体有待丰富
　　按规定，一套完整的工程档案应该包括纸质档案、声像照片档案以及一些相应的电子档案，也就是说工程项目在施工过程除了要收集纸质的文件外，每个阶段均要留下真实、客观的记录工程施工进度的照片或是其它电子文件。但往往很多项目在实际操作中表明特殊载体的材料匾乏，要么完全没有，要么就是不完整，即使有的也是不能全面反映这个项目的施工进展过程，其数量远远达不到要求，给单位留下了不可弥补的损失。许多建设声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，其中一些珍贵资料内容丢失。有些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。
　　二、加强指导和监督，完善建设工程档案管理
　　做好建设工程档案管理工作，需要档案管理部门与建设工程部门的大力合作，密切配合，加强沟通，更需要建设行政管理部门和有关部门的支持和配合。对如何加强指导和监督，完善建设工程档案管理工作建议如下：
　　1．提前介入
　　“提前介入”就是在工程项目与档案馆签定了工程档案报送责任书后，档案馆指定专人负责对该工程项目工程档案形成过程的跟踪指导工作，在建设工程档案立卷之前，与建设工程部门的档案员了解工程的情况。根据工程的实际情况，制定归档范围、分类方法、编制标准等等。同时还应对建设工程部门的档案员进行业务培训，让档案员对应归的材料有大致的了解，并且提醒保留照片等材料，同时对电子文件的归档也应有交待。
　　2．全程参与，工程与归档同步进行
　　施工阶段产生、形成的工程系统质量保证性材料是建设工程档案的核心部分，这些材料直接记述和反映工程建设的内在结构和质量，档案管理部门应以高度的责任感深入实际、积极主动地检查、督促有关施工管理部门和责任人。使其及时做好收集工作，最大限度地确保该阶段工程质量保证材料与所记录的对象保持一致：要做到这一点，在具体管理工作中应坚持“三同步”。首先，坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。其次，要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。第三，要坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷，使它与项目的实际工程进程同步。档案验收应重点检查：工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件，检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应站在维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全这一高度，敢于项真，严肃认真地把好这最后一关。
　　3.建设工程部门应把好档案验收关，确保案卷质量
　　文档资料收集不全、原始记录丢失，是工程档案不达标的首要原因。为解决好这个问题，应把档案管理纳入工程管理当中，严格建档全过程的控制，保证建设与建档同步进行，定期或不定期对工程档案进行检查。对检查中发现的问题，予以现场指导改正以外，还将检查结果及整改建议通报各有关部门及参建单位，限期整改。对工程档案的验收，工程监理人员、相关业务管理人员与档案管理人员密切配合，严格把关。工程监理人员和相关业务管理人员的主要任务是检查档案所记录内容的真实性和完整性，档案管理人员则侧重于竣工图和文件材料的收集齐全、分类的准确性和组卷排列的系统性。对不合格的档案，给予指导意见，限期整改，直至合格为止。
　　建档全过程的控制，有效地遏制文件遗失遗漏的现象，保证档案的齐全、完整、真实、准确与系统，确保案卷的高质量。
　　4.通过合同控制确保档案管理职责的有效落实
　　工程项目档案资料形成部门多，文档资料数量大、种类广，只有遵循“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，才便于档案资料收集齐全、完整和系统。为了保证各参建单位对各自所形成的文档资料按规范要求收集、整理和归档，建设工程部门应充分运用法律手段，以合同的形式来明确各参建单位的档案责任。与各参建单位签订合同时，合同管理部门严格把关，把工程资料的收集、整理、归档工作，作为一项重要内容写进合同；以合同的形式来明确参建各方文档资料的形成范围、费用、归档套数和档案质量要求，明确档案的权属。在最后的合同结算时，以档案的完成情况作为结算支付的依据。
　　5．加强培训，提高档案人员业务素质
　　档案人员的业务素质对做好档案管理工作起着关键作用。施工单位的档案管理人员多以兼职为主，即使是专职的资料员，其档案业务专业水平也是非常有限，加上人员流动频繁，对档案管理工作带来很多负面的影响。因此，建设工程部门有计划、有重点地对参建各方档案管理人员进行培训，使他们增强了档案意识、熟悉档案管理规范、熟练掌握档案业务知识。

　　中国致力于为需要刊登论文的人士提供相关服务,提供迅速快捷的论文发表、等服务。具体发表流程为：客户咨询→确定合作，客户支付定金→文章发送并发表→客户接收录用通知，支付余款→杂志出版并寄送客户→客户确认收到。系学术网站，对所投稿件无稿酬支付，谢绝非学术类稿件的投递！
　　

2010 如何完善建设工程档案管理及对策研究相关论文：

特殊环境下企业客户关系管理
新能源专业固体物理教学改革
机场道路客运专线存在的安全问
HHP-25反应堆压力容器安全端焊
新时期无人超市的运行模式和开

上一篇：对建筑施工质量监督工作探索
下一篇：城市地下管线探测技术及应用