办公自动化在市政工程施工管理中的运用

分类：建筑设计论文发表 时间：2011-04-12 09:04 关注：(1)

办公自动化在市政工程施工管理中的运用
罗振兴

【摘 要】目前许多政府部门、企事业单位已建立局域网络实现办公自动化，运用办公自动化应用系统可以更有效地使用时间和空间，保证综合协调施工，使市政工程达到工期短、质量好、成本低、安全生产的目标，迅速发挥投资效益。
【关键词】办公自动化 市政工程 施工管理

1、引言
随着信息网络技术的应用，目前许多政府部门、企事业单位已建立局域网络，并直接与intemet相连接。为了充分发挥网络的作用，提高办公处理效率，建设办公自动化管理系统已经是迫切需要。只要有上网条件就可以利用网上办公系统，及时有效地对各种文件、报告进行处理，同时也将彻底摆脱桌面上沉沉繁杂的纸张文件，使得繁重的工作变得轻松自如，极大地提高工作效率。
一般来说，办公自动化系统以事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等多种功能，并与Internet 留有平滑的接口。典型的办公自动化系统应用包括信息采集与发布、业务流程管理、档案管理、各类数据分析、公告发布等模块内容。由于工作并非由某个人(某部门)独立完成，则办公自动化系统中的核心技术就是大量的工作流应用，即一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。办公自动化应用系统的大多数应用，如业务审批、各类申请等，由发起者发起流程，经过本部门以及其他部门的处理(如会签)，最终到达流程的终点(如归档入库)。工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，一个工作流的终点可以是另一个工作流的起点。其次，自动化系统还应能够处理大量的复合文档型的数据信息，支持协同工作和移动办公，有完整的安全性(包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密、电子签名等)，能集成其他业务应用系统和Internet等功能。
2、办公自动化的功能
办公自动化应用系统实现软件的一站式登录，办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面坏境下一起工作。它的主要功能有：
2.1建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。实现工作流程的自动化。
2.2实现文档管理的自动化。可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。
2.3辅助办公。会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。
2.4信息集成。每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
2.5实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
3、办公自动化的特点
3.1协作性、灵活性显著提高。在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。
3.2提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，信息流通快，处理中工作、待处理工作清晰明了，可以了解每项业务，了解哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。
3.3增强了规范性。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。
4、办公自动化实施原则及步骤
4.1实施原则。应遵循实用性原则、先进性及成熟性原则、可靠性原则、开放性及安全性原则、标准化原则、可扩充性原则、可维护可管理性原则、节约性原则。
4.2实施步骤。在组织内部构建通信平台(如局域网等)，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作；提高内部管理人员的计算机应用水平，基本树立起网上协同办公的意识，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程，如业务申请、档案管理、信息采集、数据查询以及其他相关日常业务等；利用公用网站进行信息采集、发布，部门问公文交换乃至电子商务等，逐步将办公自动化的范围扩大。
5、市政工程施工管理中的运用
施工管理是市政工程施工企业经营管理的重要组成部分，同时更是企业生产管理中主要的内容。其过程主要包括：施工准备工作、组织施工和交工验收三个阶段。施工管理的基本任务，就是合理地组织完成最终建筑产品的全部施工过程，充分利用人力和物力。运用办公自动化应用系统可以更有效地使用时间和空间，保证综合协调施工，使市政工程达到工期短、质量好、成本低、安全生产的目标，迅速发挥投资效益。
5.1项目的管理。一个项目的管理，除了施工技术、人员的管理认别，还有个不容忽视的问题就是资料的管理。任何项目的验收，都必须有个竣工资料这一项。竣工资料所包含的材料合格证、检验报告、竣工图、验收报告、设计变更、测量记录、隐蔽工程验收单，有关技术参数测定验收单、工作联系函、工程签证等等，都要求我们在整个项目施工过程中要一一注意收集归类存档。 我公司对于资料派专人成立资料组填写、整理、保存。并整理归档、分类保存，为编制竣工文件做好准备。任何原始资料不得遗失。办公自动化应用系统讲这些要求可以轻松全部实现。
5.2施工管理。施工阶段的管理是整个施工管理中的重中之重，是最关键的管理阶段，它包含了较多的管理内容：
5.2.1质量管理。质量主要指现场的施工质量，也包括材料质量。坚持进场材料一定要合格，施工操作一定要规范，并要求按设计图纸施工，杜绝偷工减料现象的发生。按图施工，按规范操作，以责监理。业主单位要认真贯彻执行相关的法律法规，要有一整套切实可行且行之有效的管理办法，奖惩分明，对施工的每个环节督查督办，同时，积极协调各相关部门，尽量为施工单位提供一个良好的施工环境，及时解决施工中出现的问题。
5.2.2进度管理。进度管理主要指计划管理。业主单位要定期和不定期的召开会议．解决或协调影响工程进展的问题。跟踪检查施工单位的人、材、机是否按计划进场。如遇问题，及时调整施工方案。定期发布进度表，并督促施工单位。
5.2.3合同管理监督。检查监理单位合同的执行情况，审查复合支付等综合报表。合同管理应是双向的，一方面乙方(施工单位)是否按合同规定的期限完成任务量；一方面是甲方(业主单位)是否已按合同支付资金。
5.2.4信息管理。充分利用办公自动化应用系统收集相关信息，加以利用；同时汇总所有工程的进展情况．定期或随时向上级领导汇报并传达领导的要求和指示。
5.2.5文明施工及安全管理。认真组织落实《文明施工管理办法》，把工作落到实处。定期检查施工现场的围挡、扬尘、材料堆放、残土外运等情况，及时发现问题并解决问题。
5.2.6竣工验收及移交工作。竣工验收及移交工作是十分重要的。竣工验收是对一项工程的系统检验，是对工程质量的综合评定。运用办公自动化应用系统实现各种表格，履行移交手续，并按规定归档。由业主单位组织施工单位、总监单位、监理单位、设计单位、市质量监督站、接收单位进行验收及移交。
5.2.7工程总结报告。办公自动化应用系统实现工程总结报告。报告是对工程的最后总结，应包括：工程概况、工程特点、工程实施前的概况、拆迁情况、工程竣工的效益、工程建设的参加单位f包括设计、施工、监理、监督等单位)、施工过程中主要工艺及大事记、工程遗留问题的处理意见。
4 结语
信息技术引发信息革命，随着信息技术的不断发展以及互联网技术的日益成熟，自动化办公、远程办公的应用领域将越来越广，市政工程施工管理中的运用办公自动化应用系统可以及时有效地对各种文件、报告进行处理，同时也将摆脱桌面上繁杂的纸张文件，使办公迈向节能、快捷、环保。企业管理水平及信息管理水平将在办公自动化系统的推动下迈上新的台阶。