物资采购订单法律风险防控措施

期刊目录网法律史论文发表2021-03-12 09:26关注(1)

　　分析了南宁局集团公司物资供应段的物资采购订单现状及存在的法律风险，针对企业管理制度漏洞、干部职工法律意识薄弱及合同签订效率低等问题，探讨了通过制度建设、流程优化等措施，完善物资采购管理体系，进一步推动物资采购的规范化管理，以提高企业的法律风险防控能力。

　　关键字：物资采购；订单；法律风险；规范化

　　1物资采购订单的现状

　　按照集团公司“二级采购、三级管理”的物资管理模式，物资供应段作为运输辅助单位，承担南宁局集团公司的物资保供责任，负责运输站段物资需求计划的受理上报，执行集团公司采购结果，开展合同签订、组织供应配送。2018年，物资供应段受理运输站段物资需求计划72308笔，完成运营物资供应额7.28亿元。其中，年度预估采购额达50万元及以上的物资，通过集团公司统一招标，经逐级审批后签订物资买卖合同进行采购；金额小、计划性差的零星物资，经网上竞价采购，通过铁路物资管理信息系统生成物资采购订单，发送到95306物资采购商务平台进行网上签认，在供货完毕进行料款结算时，加盖物资供应段的业务部门章及供应商的公章作为付款凭证。2018年共发出物资采购订单37243份，累计采购额3.15亿元，占全年采购供应额的43.27%。《南宁铁路局合同管理办法》（宁铁企〔2017〕108号）第五条规定：“各单位开展经营活动，应依法签订合同”，“所属非法人单位在授权范围内可以集团公司和本单位的名义签订合同，但不得以部门、科室、车间等名义签订合同”。目前，物资供应段在采购招标物资时，能严格按照合同管理办法签订招标合同，落实合同逐级审批制度，每份合同都经单位负责人签字并加盖合同专用章。但网上竞价采购的物资，除因预付款或供应商要求以书面合同进行结算的部分纳入合同管理外，其他以订单形式进行采购的部分未能做到经逐级审批后“签订书面合同”和“不得以部门、科室、车间等名义签订合同”，不符合集团公司的合同管理要求，也给企业合同履行及维权埋下极大隐患。

　　2物资采购订单法律风险分析

　　2.1物资采购订单的有效性存在法律瑕疵

　　2.1.1要形成具有法律效力的电子合同，需经双方有效签字或盖章才能生效。根据《中华人民共和国合同法》及《中华人民共和国电子签名法》等相关规定，书面形式的合同包含数据电文等可以有形地表现所载内容的形式，电子合同在“双方当事人签字或盖章时合同成立”，可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等法律效力。95306物资采购商务平台的电子签单虽然提高了物资采购的工作效率，但因不具备双方有效的签字或盖章，无法将其认定为有法律效力的电子合同。2.1.2业务部门是为了履行特定的职能而设立，职权范围往往局限于特定工作范围的权利与义务。部门章不能代替合同专用章及公章，仅加盖部门章的订单亦不能代替书面合同。同时，业务部门作为企业的职能部门，发出物资采购订单即履行职务行为，若订单内容出现纰漏，产生的法律后果则由企业承担。物资采购订单未经审核便发出，不仅不符合集团公司管理要求，还扩大了业务经办人的职务权限，容易导致职权滥用，产生无权代理、越权代理等法律风险和廉洁风险。

　　2.2物资采购订单的倒签存在履行风险

　　物资供应段向供应商发出物资采购订单的行为视为要约，对方将订单回签视为承诺。在实际采购过程中，物资采购订单在供货完毕进行料款结算时，才加盖物资供应段的部门章及供应商的公章作为付款凭证。这种“先斩后奏”的倒签方式，不仅使各职能部门的事先审查无法发挥原有的作用，签订手续流于摆设，还会带来履行风险。例如，供应商未将订单回签，即表示双方意向未达成一致，采购时无法约束对方及时、有效地履行订单内容。若供应商不及时供应，可能会引发企业的经营风险。即使供应商如约供货，合同关系事实成立，在没有合同文本固化的情况下，若双方理解存在偏差，很容易因此产生分歧。一旦双方协商失败，在解决争议的过程中没有书面合同予以支撑，企业的利益也难以得到保护。

　　2.3物资采购订单的内容存在纠纷隐患

　　现有的物资采购订单内容条款约定较简单，仅明确物资规格型号、价格、品牌及金额等，缺乏物资质量标准及技术要求、质量保证期及违约责任等重要内容，给后续履约埋下很大隐患。在实际履行中，条款约定越简单，就越难追究违约方的责任。例如，在未约定物资质量标准的情况下，双方可能对质量标准存在不同理解，在争议过程中需要第三方检测机构的介入，解决纠纷的成本大大增加；在未明确违约金计算方式的情况下，如果守约方想对违约方索赔，不仅要证明自己受到的经济损失是由于对方的违约造成，还要计算出经济损失的具体数额，并且用货币价值来反映。重要条款的缺失，无疑增加了发生纠纷时的维权难度，对守约方不利。目前，物资采购订单的内容约定不够明确，当发生质量问题时，往往因举证难度大而放弃索赔，仅靠退换货进行维权。

　　3物资采购订单法律风险原因剖析

　　3.1管理制度存在漏洞，物资采购订单存在风险隐患

　　集团公司的合同管理规定要求“签订合同应当采用书面形式”，“除特殊情况外，合同文本应正式打印制作”，虽明确了合同应采用书面形式订立，但“特殊情况”也为非正式打印的合同文本留下了口子。再结合《南宁铁路局物资采购管理办法》（宁铁物〔2015〕202号）第八十九条中“招标采购合同应以合同书方式规范签订”，“其他物资采购合同应以书面形式订立。书面形式订立合同是指合同书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”，网上竞价采购作为除招标合同外的“其他物资采购合同”，可根据其“特殊情况”，通过传真、电子数据交换等形式订立“合同”。自95306物资采购商务平台新增网络签单功能后，采购部门负责人审批并加盖部门章传真订单的模式发生了改变，供应商通过网络平台可提前对电子订单进行确认，及时备货保供，待供货完毕进行料款结算时，双方才以加盖物资供应段部门章及供应商公章的纸质订单作为付款凭证。电子签单看似规范合理且改变了原有纸质订单发出后对方才能备货的弊端，但仍未能从根本上解决订单未加盖合同专用章或公章所导致的法律效力瑕疵。3.2企业员工法律意识薄弱，对合同的重要性认识不充分随着依法治企的不断深入，企业对法律事务制度建设及合同管理工作日益重视，企业管理层和员工的法律意识也在逐步提高。但在实际工作中，仍有部分人员未充分意识到合同法律风险对企业经营活动可能造成的影响，在合同管理工作中存在一定的侥幸心理。一是合同管理制度落实不到位，仅把合同签订认为是对外付款、履行结算手续前的一个形式要件，对合同倒签的法律风险认识不足。部分业务人员缺乏合同报审的业务能力及敬业精神，合同起草不规范、报审材料不完全、提交审批不及时等主观因素造成合同倒签问题频发。二是部分职能部门只注重企业的经济效益，忽视了合同的重要性。在参与网上竞价采购决策时，较多地把重点放在价格上，没有仔细研究合同中应具备的条款，对重要条款的约定比较模糊，决策结果的内容存在缺失，仅明确了物资规格型号、价格、品牌，对物资质量标准及技术要求、质量保证期均未作约定，也未阐明双方具体的权利义务及违约责任等，给订单的订立及履行埋下隐患。

　　3.3合同签订效率低，物资采购订单无法纳入合同管理

　　由于网上竞价采购的物资种类庞杂、零星分散，采购频次高，管理难度大，现有条件下一直无法将物资采购订单全部纳入合同管理。以2018年为例，若将37243份订单转为合同管理模式，按一年250个工作日计算，平均每天需审查150份合同，相当于合同联签环节中涉及的人员须每3min完成一份合同审查，在现有条件下显然无法实现。合同审查只是审核负责人工作职责中的一小部分，若将所有时间都耗费在合同审查上，其他工作将无法开展，即使将每份合同审查时间控制在3min以内，也只能做到走马观花。且合同审批流程较繁琐，经办人将合同及相关签约材料备好后，需逐级报经办部门负责人、财务科负责人、法律事务管理部门和分管段领导再到段主要负责人审批，整个过程耗时较长，难以保证合同签订的及时性。为确保物资及时供应，缩短订货周期，届时将会产生大量先履行后签订的倒签合同，审批程序的卡控形同虚设。因此，在繁复的合同签订流程及人力物力不足等客观条件下，难以做到兼顾订单管理规范化和物资保供及时性。

　　4强化物资采购订单法律风险防控措施

　　4.1签订采购框架协议，推动订单合规管理

　　采购订单数量庞大，直接将其转为合同管理模式后，一年签订3.75万份合同显然不切实际。若能与供应商签订采购框架协议，将大大减少合同签订份数。基于网上竞价采购的物资金额小、需求频次高等特点，与供应商在框架协议中约定支付方式、违约责任等主要条款，明确在协议履行期限内，物资供应段根据有效的网上竞价采购结果，在采购订单中进一步明确物资单价、数量等内容，供应商按要求完成供货后，以铁路物资管理信息系统签收确认的采购订单及95306物资采购商务平台采购订单的电子签收信息作为办理结算的依据，结算数量以实际供应数量为准。框架协议与采购订单相结合，不仅可解决物资采购订单未纳入合同管理的漏洞，还能保障物资及时供应，降低合同管理风险和法律风险，大大提高物资保供的效率。

　　4.2完善采购决策内容，防范合同履行风险

　　若将订单纳入合同管理，与供应商签订年度预估用量合同，现有的采购决策结果存在内容缺失的问题，难以完成后续的合同签订工作。建议在网上竞价采购时，增加物资质量标准及技术要求、质量保证期、违约金的计算方式等谈判内容，并将国铁集团示范文本作为供应商的响应条件挂网公示。通过完善采购决策结果内容及推行使用合同示范文本，不仅能有效避免在合同签订及履行过程中，因实质性条款无法达成一致而产生不必要的纠纷，还能避免合同条款含义模糊、表达不清等情况出现，确保合同条款内容完整规范。

　　4.3健全合同管理制度，杜绝倒签问题发生

　　通过建立完善的合同管理制度，严格督促抓好落实，发挥制度有效约束作用，不断推进物资采购订单的管理规范化。首先，在合同管理制度中明确将物资采购订单纳入合同管理，细化框架协议与订单结合模式的操作流程。其次，严格落实合同管理中的监督考核机制，除生产经营急需的特殊情况外，物资采购合同的审批程序应置于签约之前。严格审核确认倒签合同是否具备合理的特殊情形，对于非正常的倒签合同实行经济责任考核惩罚并给予严厉的通报批评。再次，加强企业内部对倒签合同法律风险的宣传教育，全面提升员工的责任意识和法律风险意识。

　　4.4推行企法信息系统，提高合同审查效率

　　早在2017年5月，南宁局集团公司就开发并推行了法律事务管理信息系统，为合同资料快速提取、合同执行情况跟踪、合同变更、合同解除以及纠纷处理等提供平台支持，但因缺少合同联签审查模块，只能将纸质版的审批意见手动录入系统转为电子信息以供查询，导致合同审查效率未能得到实际提高。2019年10月底，国铁集团开发的企业管理和法律事务信息系统正式启用，该系统不仅具备法律事务管理信息系统的原有功能，还增加了合同联签审批功能，可将合同及签约依据等资料通过系统进行逐级报批，对审查意见、审查人及审查时间等进行准确记录，随时查看流转到哪个环节，合同状态一目了然，使审查工作做到信息必达、过程必录，真正实现合同审批流转的电子化。“录、审、查”全流程无纸化管理，不仅能提高待签合同在各部门间的流转速度，还能让整个审查流程透明化，加强合同风险管理。综上，合同法律风险是企业经营风险的重要源头之一，通过完善制度建设、转变采购模式及提升合同信息化管理水平，树立风险与收益相平衡的经营理念，强化物资采购订单法律风险防控，更好地维护企业的合法权益。

　　作者：谭畅

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