企业档案信息化建设及安全管控方法

期刊目录网工商企业管理论文发表2020-06-08 10:25关注(1)

　　为了适应新时期对企业档案管理提出的新要求，各大企业都加强了企业档案信息化建设的进程，逐渐构建起比较完善的企业档案信息化管理体系。本次研究以大型企业集团为例，分析企业档案信息化建设存在的安全问题，提出相应的解决对策，希望可以切实帮助解决相关问题。

　　关键词：企业;档案管理;信息化建设;安全管控

　　在新时代背景下，企业为了顺应时代发展的需求，档案管理工作需要得到进一步的升级。尤其是在信息技术广泛应用的今天，更需要构建起完善的企业档案信息化体系。在实际构建过程中会存在着不少的安全问题，本次研究就对这些安全问题进行分析，然后提出了相关的解决对策。

　　1企业档案信息化概念和特点

　　1.1基本概念

　　企业档案信息化指的是在企业开展与档案管理相关的研究中采用现代信息技术，或者以网络为发展的基本平台，将企业的档案、信息相关资源进行收集、分类以及管理和开发，具体来说指企业将档案资源和档案各项管理过程数字化，形成计算机可识别、可处理的档案信息资源，为实现档案信息资源的合理配置与有序、有效开发利用，推动档案管理现代化，通过档案信息系统的数据处理和档案计算机网络的传输，来实现档案信息资源的企业共享。企业档案的信息化建设是比较复杂的过程，是档案管理过程中必须面对的新的课题，也是需要切实解决的重要问题[1]。在信息技术普遍应用的背景下，企业的档案管理工作如何利用这些先进的信息技术来开展，也是需要切实解决的现实问题。通过档案信息资源共享平台，可以多地方和多线程使用档案资源，充分利用相关的档案信息，让档案工作为企业的经营与管理提供高效的服务，让企业的信息化档案建设真正成为企业发展的重要构成部分。

　　1.2主要特点

　　企业的档案信息化建设具有一定的特点，具体包含以下几点：1.2.1原始性。由于档案工作管理的不少文献都属于原始文献，所以其具有了原始性属性。要关注信息的层次级别、信息来源，为后期进行数据的分析奠定基础。1.2.2准确性。若档案资料的准确程度不高，便无法为后期以档案资料为基础的相关研究和决策奠定基础，会导致后期的总结及分析出现不同程度的偏差，对于档案的利用效率会产生比较不利的影响。另外，其还会对企业的利润产生不利影响，影响到企业的运营决策[2]。1.2.3丰富性。档案资料的来源通常是比较多样化的，档案资料的种类也比较多样，甚至会出现交错交叉，让人眼花缭乱，很难进行准确梳理。企业档案资料涵盖的内容也相当丰富，从产品的设计研发，到生产，还有行政部门、销售部门等很多领域或者部门的数据都需要进行整理和归档。1.2.4服务性。需要把档案的藏和用的关系给处理好。档案最终的目的是开发利用，并非只是让其具备收藏价值[3]。而档案信息化就使档案具备了便于复制和传输的特点，有利于帮助提升用户的服务体验，提高档案的利用效率。

　　2大型集团档案信息化建设安全管控问题分析

　　2.1数据异构与分散

　　档案部门按受的档案来源具有多样性，不仅具有各自的特殊属性，而且存在着复杂的内部结构和处理方式，这就导致数据具有较强的异构性，这就给档案信息化建设工作带来了较大的难度。大型集团的规模本来就比较大，各分公司和子公司的地域分布广泛，加上多层级的管理结构决定了档案的分散性，致使档案信息化建设受到了档案高度分散性的影响。具体来说，档案分散性更多地表现为档案资料分散在各个管理部门及单位中，这不仅导致信息的重复性及无差异数据情况的存在，而且数据量较大，时间有限，从而给档案信息化建设带来了较大的阻碍影响。

　　2.2管理的滞后性

　　在档案信息化建设工作中，除了要做好信息化工作以外，档案管理工作也具有非常重要的意义。在档案信息化建设过程中，需要档案管理人员针对实际情况来进一步精简、优化和重组档案管理业务流程，同时需要加大对信息化的融入，从而确保档案信息化建设工作能够取得良好的成效。但在当前许多档案信息化建设工作中存在着管理滞后性的问题，比如档案收集制度滞后、档案应用滞后。其中收集制度落后是因为档案散落在不同的部门，不同部门要对这些档案进行分类。而且由于管理上的滞后性，致使档案存在较大的安全隐患，不利于档案信息化建设工作的顺利开展。

　　2.3电子档案信息安全存储格式

　　一些档案信息化管理中心在储存电子档案信息时格式不够统一。由于档案信息来源范围较广，由不同软件所生成的电子档案格式不尽相同，在数据转换时往往存在一定障碍，这也在一定程度上增加了电子档案的安全风险。还有一些电子档案需要通过专门的设备或软件才能读取，一旦出现设备故障或软件故障，相关信息可能无法及时读取。而临时转换电子档案格式则需要耗费大量时间。

　　2.4基础设施不完善

　　电子档案占据的空间比纸质档案要小很多，消耗更少的人力。在节约人力、物力资源的同时，也能够大幅度提升档案管理效率。但在电子档案管理过程中，也容易受到其他因素影响，如网络病毒、木马、黑客攻击、非法访问等。这些网络风险因素会对电子档案信息的安全构成严重威胁。一旦电子档案受到恶意攻击出现信息资料遗失、泄露或者是损坏等问题，所带来的后果是不堪设想的。由于企业现在的基础设施、存储技术等不完善，无法对档案信息化系统进行全面保护，很难帮助构建起一个完整的电子档案信息安全屏障，导致信息化系统容易受到网络攻击和非法入侵。

　　3解决大型集团档案信息化建设安全的方法分析

　　3.1加快档案资料库存信息化进程

　　在档案资料管理的信息化过程当中，最先需要解决的问题是档案管理人员以及用户需要大量登记和签字。要解决这一问题可以构建起比较特殊的档案管理信息系统，录入每本档案资料，再添加相关的标识。建议在构建系统时采用RFID(射频识别)技术，确保可以准确快速地借还相关的档案资料。这一技术最明显的特点是信息存储量比较大，不需要进行准确扫射，在对标签进行读写的过程中可以不用直接接触，可以同时一次性读写不同的标签，识别的速度很快。可以将RFID技术和公司的档案资料库系统连接起来，识别档案资料当中的库存地点、档号以及管理号等。档案资料库仍然需要继续采用闭架管理方式，档案管理员审核借还系统的档案资料，便于用户通过网络来完成相关的查询。设置实时库存管理的相关功能，确保能够及时更新档案资料的库存流通情况，还要对档案资料的情况进行全程跟踪，将其映射到档案资料查询的相关信息当中。用户可以查看到当前所需要查询的资料的状态，是在库还是借出等。

　　3.2加强档案管理人员的信息安全风险意识

　　档案信息化管理中心内部要加强相关工作人员安全意识培养，创建一个良好的电子档案安全管理氛围，促使电子档案信息管理工作顺利开展。通过加强风险预警、完善应急预案制订等，进一步增强风险预防能力。同时，档案信息化管理中心要不断加强相关员工业务能力及专业素质培养，使其能够在第一时间对风险因素做出反应，提升其风险分析及预判能力。通过一系列举措，将电子档案风险控制由以往“事后补漏”的形式转变为“预防为主，防治结合”的形式，做到事先预防，事后管控，进一步提升安全风险管理效能，让安全风险因素“无所遁形”。

　　3.3加强基础设施建设力度

　　档案信息化管理中心要加强电子档案信息安全防范，通过针对性措施来保障电子档案信息资料不受外界非法攻击影响。同时需要加大在档案信息化管理当中计算机硬件设备与软件系统的支持力度，给予充分的资金支持，帮助设备的更新维护或者购入新的技术先进的设备。为企业电子档案信息工作的开展奠定基础。

　　3.4加强电子档案信息安全评估

　　档案信息化管理中心在电子档案信息安全建设过程中必须加强信息安全风险预判。通过有效地进行风险预判，提前发现风险因素或风险漏洞，做出有效防范，更大程度地保护电子档案信息安全。档案信息化管理中心需要充分利用先进的保护技术，对存储介质、基础设施等进行全面性保护，构建出一个完整的电子档案信息安全屏障，防止电子档案系统受到非法入侵、网络攻击等[4]。

　　结束语

　　对于大型企业的发展而言，加大档案信息化建设的进程，可以帮助企业相关决策的科学性提升。研究中结合了大型企业集团档案信息化建设存在的安全管控问题进行分析，发现在大型企业信息化档案安全管控当中仍然存在不少的问题，应当采取相关的措施进行有效解决，充分发挥档案在企业发展中的作用和价值。

　　参考文献：

　　[1]任铸坤，田敏，席慧芬.试论企业档案信息化建设存在的问题与对策[J].智富时代，2018(6X)：101，6.

　　[2]温洁.企业档案信息化建设探析[J].中国档案，2018，1(16)：60.6.

　　[3]许茜.浅谈档案信息化建设中数字档案信息的安全问题与对策[J].科学技术创新，2017(17)：298，6.

　　[4]毕英梅.从目前档案管理问题谈档案管理信息化建设[J].科学技术创新，2017(8)：255.

　　作者：李岱

企业档案信息化建设及安全管控方法相关论文：

节约型理念下企业车辆管理模式
工商企业经济管理信息化发展策
新时代工商管理对企业良性运营
企业纳税筹划常见问题及对策
商业银行中小企业信贷风险管理

上一篇：高新技术企业发展及对策建议
下一篇：工商管理对企业科技创新的作用