论做好文秘工作促进档案管理工作-论文发表

期刊目录网人力资源论文发表2011-03-09 08:48关注(1)

论做好文秘工作促进档案管理工作
杜宝芸
长岭（集团）股份有限公司公司管理部 陕西宝鸡 721006

论文关键词 文秘工作 档案管理
　　[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、行政事务等方面所从事的辅助性、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，文秘工作具有自己特定的规范性。而文秘工作与文档管理工作相互依存，相互促进，良好的文秘工作有助于建立科学、规范的档案管理制度，而健全、高效的基础档案管理又对文秘工作有极大的促进作用。现就如何做好文秘工作有效促进档案管理作一些粗浅的讨论。
一、提高对文秘工作重要性的认识
　　 文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，归属于办公室工作范畴，包括办文、办事两个大的方面。办文包括制发文件、收发文件、转递文件、采集和提供信息、文档工作和保密工作等。办事包括会务、协调、催办查办、行政事务工作等。文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
　　一是文秘工作的政治性，包括政策性和保密性。文秘工作会接触到领导机关和领导者的机密，强调政治性，必须注意保密，守口如瓶。
二是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证领导顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘工作人员需要为领导决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作。
　　三是文秘工作的综合性。文秘工作综合性强，工作内容很繁杂，文秘人员必须是杂家，上管方针政策，下管苍蝇蚊子，粗如牛腰，细如牛毛，没有明确其他科室分管的工作也要管起来。同时文秘工作要经常按领导授权去协调解决各种问题，协调上下级事务，这也是文秘工作的主要工作。
　　四是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
　 二、文秘工作应做好的几项工作：
一、起草领导的讲话稿和有关发文稿；跟随领导调查研究，做好调查记录，撰写调查报告；记录领导人的讲话；收存、登记给领导发送的文件；领导人批示事项的转呈、催办、查办；根据领导意见，安排领导活动；为领导提供信息和服务工作。
二、会务工作。会议的种类很多，有办公会、工作会、汇报会、现场会、研讨会等等。要做好会议的服务工作，需做好以下几点：（1）下发会议通知。（2）撰写、印制文件，一般应有领导讲话材料等。（3）安排会议日程和议程。（4）需要讨论的，还要编好讨论组。（5）做好开会期间的服务工作。
三、机要管理工作。印章管理是机要管理的重要内容，印章是凭信，是一个单位对外行使权力的标志。因此，对印章的使用，必须有严格的制度，必须经领导批准。盖印前，要对盖印材料进行审查；盖印后，要对用印单位、时间、内容、份数、批准用印人姓名、经办人姓名进行登记。
三、加强档案管理势在必行
　　文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行。
　　首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，文件传递的快慢会直接影响整个企业的工作效率。快速的信息传递能够使企业更好地贯彻落实上级领导部门的精神，为科技人员提供学习、进修的信息，使技术人员的技术水平不断提高。可以说，文秘工作是衡量一个企业管理水平高低的窗口，高效的文秘工作对建立现代企业管理制度起着不可估量的作用。反之，一个科学、规范的基础档案管理才能够推动文秘工作规范、有序健康发展。
　　其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动、重要信息的来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展工作的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
　　 四、文档工作的宗旨是更好地为经济建设服务
　　 文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
　　一、要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。陕西长岭集团领导十分重视档案管理工作，管理人员归档意识较强，档案归档层层严格把关，把公司档案室建立成为国家一级档案管理部门。
[来二、要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
　　三、是实现档案信息资源向经济效益的转化。档案工作要力求创新，要以其前瞻性为企业的经营发展做好服务，只有把“死档案”变成 “活资料”，才能使档案这个丰富的信息资源创造出巨大的效益。在档案资源经济效益的转换中首先要扩大档案信息的收集、整理归类保管，不仅要有企业自身形成的材料，而且还应收集种种与企业经营有直接关系的文件，如经营档案、科研、产品档案等。其次要以市场为导向，主动进行档案信息资源的开发，挖掘种种能适应企业经营活动的档案信息，为企业提供最准确、详实、可靠的档案信息服务。
四、要逐步实现档案数字化，向现代档案管理模式靠拢。完善档案文件内容，在最大范围内统一档案管理的方式、分类原则等，建立完善的电子文件归档机制及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，使档案入机，逐步实现档案数字化，确保为领导决策提供的信息具备科学性和安全性。
　　五、要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
　　六、要严把档案资料归档质量关。这是做好档案管理的关键。高质量的档案管理来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的基础上，档案员参加档案资料验收，参与科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。
总之，文秘工作的性质决定了文秘工作与文档管理是密不可分的，它们相互依赖，共同促进。科学规范的档案管理是文秘工作坚实的后盾，是搞好文秘工作的前提和保障，而文秘工作是建立档案信息资源库的价值体现，只有文秘工作把沉睡的“死档案”变成新鲜的“活资料”，才能使档案这一丰富的信息资源为企业创造出巨大的经济效益。
 

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