档案管理论文如何使档案在环境保护中发挥更大的作用

分类：项目管理论文发表 时间：2015-05-16 11:21 关注：(1)

　　[摘要] 随着我国经济水平全面提高，环境保护工作已经得到一定程度的重视，但是环境保护档案工作仍是一个比较新的课题。如果能够妥善管理，环保档案将作为环保工作的重要决策依据和评价依据。本文针对目前环保档案工作的主要问题提出合理化建议，并提出对环保档案信息化的思考。

　　[关键词] 档案管理论文,档案,环境保护,作用,信息化

　　《东岳论丛》创刊于1980年，是山东社会科学院主办、国内外公开发行的大型人文社会科学综合性学术理论期刊。刊物最初为双月刊，自2009年起改为月刊。主要发表社会科学个学科的科学论文，兼及调查报告、学术综述等。

　　随着市场经济的发展，环境污染已成为社会各界越来越关心的热点问题，因此环境保护工作的重要意义也越来越被人们所认识。而环保档案在环境管理中的作用正日益体现出来：一、它为政府和环保行政领导部署全面工作提供决策依据;二、为环境综合整治措施提供决策依据;三、为区域环境影响评价提供大量基础资料，服务经济发展;四、为环保执法检查和行政处罚提供依据;五、有利于环保目标责任制顺利实施。

　　但是，由于各种原因，目前档案在环保中只发挥了很小的作用。在中国当前的市场环境和制度环境中，建立环境保护档案规范化管理

　　体系，是环境保护发展的需要，是实现环境目标科学管理的决策依据。环保档案规范化管理制度完善工作及现代化管理任务非常艰巨。

　　首先：分析一下目前环保档案工作的主要问题：

　　1. 档案工作发展极不平衡

　　目前，因单位职权划定的不同、单位间财力分配的差异导致各环保单位档案工作的发展极不平衡。在实践中，一些有财力作保障的单位可以投入几万甚至十几万改善和加强档案室的软硬件设施建设，实现档案工作的规范化、标准化;而有些单位连最基本的档案保管条件都无法保证。这是造成环保单位档案工作不能在同一水平线上均衡发展的主要原因。

　　2、档案人员的素质难以适应档案管理的要求

　　逐步建立健全起来的档案挂你各项规章制度，是档案工作无论在管理方法还是在档案文件的形成、收集、管理、保管、利用、编研等方面都有章可循。但是环保系统人员少，尤其是档案人员往往身兼数职;而且老档案员相机离岗后，新任人员还较缺乏管理方法和经验。最重要的是，计算机技术、缩微技术、网络技术等现代化科学技术在档案工作中的逐步推广应用，也给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战。

　　3、更新观念，大胆创新

　　思想是行动的先导，要创新先要更新观念。环保档案工作虽然缺乏档案管理经验，但接受新事物快。我们应充分利用这一优势，吸收国内外先进经验，积极运用现代科学技术成果，针对新的形势和任务，在工作方法、工作手段、工作机制探索创新，不断提高档案工作质量、效率，适应档案事业可持续发展的要求。

　　4、进一步提高环保档案信息化建设

　　档案管理信息化是对传统的档案管理模式的一项突破与变革。针对目前环保各部门档案信息化管理滞后现象，我们必须适应社会发展的要求，大力推进档案信息化建设，充分依托环保局域网、各单位自身网站，加快建设和完善档案部门局域网，提高各类档案的扫描、输入速度，建立档案信息综合数据库，建立查询网页，为环保各部门在利用档案资源过程中提供快捷、高效的服务。

　　5、加强档案交流，提高档案利用率。

　　在无偿服务的基础上，适当开展档案有偿服务索中心，同级档案部门进行目录交流，互通有无。

　　⑴环境档案是环境保护活动的历史记录和环境保护成果及科技信息的载体，它是一种潜在生产力。环保档案是一种信息资源和知识产品，按价值规律，档案管理人员所消耗的劳动应该在利用者享受这些劳动成果时得到必要和适当的补偿。应严格控制在一定的范围内，制定合理的收费标准，合理使用和分配有偿服务的收人，这对档案工作的发展起积极作用。一方面可以提高档案工作人员的责任感、积极性、创造性和服务质量，缓解经费紧张，另一方面可以提高档案管理人员的社会地位。例如：萧山市从 1989年实行环保目标责任制以来已历时十年，我们将环保目标责任制汇编后专题存档，并与杭州市政府签订的责任制一一对应，使责任制的实施过程和完成情况都反映在存档资料中，令上级检查组信服，并得到了较高的评价。

　　⑵为提高档案利用率，要对环保档案信息进行再处理，用现代化技术和设备开发环保档案信息资料，加快传递速度，实现环保档案信息的可共享性。要立足本单位，面向社会积极开展档案交流，建议上级档案管理部门建立下级档案部门档案的目录中心或检索中心，同级档案部门进行目录交流，互通有无。

　　例如：根据萧山市环保局1998年环境档案的统计数据，目前我市每年使用的含磷洗衣粉已达1695吨，折合磷元素53.4吨，若按80%的磷排人河道，全年就有42.7吨。这些含磷污水已对河水产生严重污染，使城区主要河道水体出现负营养化、河水既黑又臭，鱼虾难以生存。而从记录看由于水污染引起的纠纷，全年就有25起，赔偿金额达到57.27万元。同时，从档案的统计数据看，我市城区机动车已有7.26万辆，由于这些车辆大部分使用含铅汽油，对大气造成的污染相当严重。市政府从这些详实的环境统计数据中看到，要改善内河水质和空气环境质量，必须进行禁磷和禁铅。为此，1999年4月初市政府果断批复《关于禁止销售、使用含磷洗涤用品意见》和《关于禁止销售、使用含铅汽油的请示》，决定从8月1日起全市范围禁止销售、使用含铅汽油和含磷洗涤用品。

　　另外，我想着重探讨环保档案信息的数字化管理。环保监测中空气、水、污染源也相继采用在线监测，大量瞬时数据直接从通讯线路上传递。大型电子监测点位分布图、设计图。以及有些多媒体、超文本电子文件等，都无法完整记录于平面纸张上。对这些在环保活动中所产生的专业性强、信息量大、载体新型的环保档案材料的有效管理，才能使档案工作跟上环保事业的发展步伐，跟上信息管理现代化的步伐。因此环保档案信息化管理是必然趋势。环保档案信息数字化管理的目的就是达到环保档案管理手段，职能实现与服务方式的数字化。

　　⑴选用软件平台是环保档案信息数字化管理的关键。⑵收集归档工作是环保档案信息数字化管理的基础要建立相应的电子文件的收集制度:如连锁责任制、三人会签制、“机读文件目录”制、移交责任制等使收集工作真正落实。不能忽略对电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作，对重要文件则应打上归档标记。⑶数据库建设是环保档案信息数字化管理的核心数据库 建设主要包括档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库。数据库建设必须遵守国家、行业颁布的各类标准以及国际和国内通用的网络传输协议和格式、数据加工等标淮原则与要求。如《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》、《环境保护档案管理数据采集规范》、《环境保护档案机读目录数据交换格式》等。⑷开发利用工作是环保档案信息数字化管理的目的。

　　任何学科包括档案在内，最重要的是应用于生活实际。对环境保护档案进行综合的分析、探讨，足以说明环境保护档案并不是尘封的历史，而是具有重要的历史意义和现实意义。一方面，它是对过去的环境管理活动的真实纪录，是内容丰富、特征显著的环境管理发展史;另一方面，通过对环境管理档案的开发应用，可以为现阶段乃至将来的环境管理工作的创新发展提供有利的条件，并实现其应有的价值。

　　只要国家各部门采取恰当的措施建立恰当的制度，我相信，“死”的档案也可以“活”起来，甚至转化强大的为生产力!

　　参考文献：

　　1《中华人民共和国档案法》

　　2《环境保护档案管理办法》

　　3《环境保护档案管理暂行规定》

　　4《全国环境监测管理条例》

　　5刘天齐.环境保护通论【Ml.北京:中国环境科学出版社，1997.

　　6曲格平.环境保护知识读本〔Ml.北京:红旗出版社，1999.